Cómo documentar tu trabajo: la regla de los dos minutos

Repito bastante a menudo que hay que documentar todos los trabajos o reparaciones que hacemos.

No es cuestión de ser un burócrata, sino de retener la información útil, de forma que pueda ser usada con facilidad.

En la práctica, el mayor obstáculo es «la falta de tiempo» o el exceso de trabajo.

Documentar un trabajo queda en un segundo plano, y muchas veces no se hace.

Te voy a contar cómo lo hago yo, por si te sirve de ayuda.

Para qué documentar un trabajo

Anotar lo que hacemos durante una intervención puede ser muy útil.

Hay muchos motivos, aquí te dejo unos ejemplos:

• Tener información por si se repite la misma avería en el futuro
• Conocer los materiales que usa una máquina, para prepararlos antes de intervenir
• Afrontar reclamaciones de clientes por averías que aparentemente no se han resuelto correctamente
• Aportar pruebas en procesos judiciales
• Como material de apoyo para formar a otros técnicos
• Entregar informes detallados sobre las intervenciones a mandos superiores o clientes
• Conocer si una reparación es consecuencia de otra anterior, por ejemplo en caso de garantías
• Elaborar estadísticas para buscar mejoras y reducir averías
• Analizar las causas de un accidente
• Argumentar defectos de fabricación de una máquina
• Conocer los costes de mantenimiento de una máquina
• Demostrar cómo hacemos nuestro trabajo
• …

Podría seguir con bastantes más, pero creo que ya te haces una idea.

La cuestión es que deberíamos documentarlo todo, en un mundo ideal.

La documentación debe ser rentable

En la práctica, no siempre es recomendable dedicar tiempo a documentar un trabajo.

La documentación debe aportar algo a cambio, es decir compensar el esfuerzo dedicado a crearla, mantenerla y almacenarla.

En algunos casos el trabajo de documentar es más costoso que la utilidad de la propia información.

Cuando eso ocurre, hay dos alternativas:

• No documentar los trabajos cuya información tenga poco impacto
• Reducir el tiempo y esfuerzo para documentar, adoptando soluciones más ágiles o económicas

En el primer caso, sacrificamos parte de la información para no perjudicar a los trabajos más importantes.

Esto es válido cuando las averías no son repetitivas, y una vez terminadas no suelen volver a requerir información.

Es difícil saber si un trabajo concreto nos puede llevar ante un tribunal, por lo que dejar de documentar puede ser un riesgo.

También puede ocurrir que una avería que parece poco importante, a la largar resulta ser repetitiva, con un impacto total importante.

En estos casos, todo lo que esté documentado cobra un mayor valor.

Por eso prefiero aplicar el segundo caso cuando sea posible.

Se trata simplemente de buscar formas de poder documentar con agilidad y sin complicaciones.

Es muy cool tener una tablet con una mega aplicación en la nube donde documentar un trabajo, y que en pocos segundos todo esté sincronizado.

Sin embargo, es muy fácil que en un momento dado falle la cobertura, o se agoten las baterías, o falle el equipo…

También puede resultar engorroso tener que estar abriendo ventanas, buscando datos, tecleando sobre una pantalla diminuta…

Esto puede hacernos caer en la tentación de evitar documentar un trabajo y «lo que pasa en Las Vegas se queda en Las Vegas».

Por eso la toma de datos debe ser fácil, ágil y muy accesible.

La regla de los dos minutos

Según el sistema de productividad GTD, hay una regla llamada «la regla de los dos minutos», que dice que si hay que hacer una tarea que requiera menos de dos minutos, se hará inmediatamente.

Así se evita perder más tiempo en posponerla que en hacerla.

En este caso podríamos usar algo similar.

Si conseguimos que documentar una reparación lleve menos de dos minutos (si son dos y medio tampoco se acaba el mundo), podremos hacerlo siempre, sin mayor complicación.

Así adquirimos el hábito, y todo se documenta por costumbre.

Puede parecer complicado, pero en realidad no lo es.

El papel no es el enemigo

Llevo algunos años usando un talonario en tamaño A5 con plantillas de órdenes de trabajo.

Cada vez que hago un trabajo, relleno una ficha.

Solo anoto los datos que creo que puedo olvidar, como la fecha, cliente, máquina, horas de inicio y finalización…

También anoto los trabajos realizados y los materiales, sin entrar en detalles, son simplemente unos apuntes.

Eso sí, siempre pienso en que quizás tarde unos días en leer esas anotaciones, por lo que deben entenderse.

Así todo queda documentado, a veces incluso en menos de un minuto.

Cuando tengo algo de tiempo, paso todas las fichas a FidesGeM.

Me lleva muy poco tiempo, porque ya tengo toda la información, solamente debo teclearla.

Al pasar varias notas de una sola vez, ahorro el tiempo de preparación (arrancar el PC, cargar la aplicación…).

También escaneo todas las fichas (por si acaso) de una sola vez.

He probado varios sistemas, y este es el más eficaz para mí.

Siempre llevo un talonario o algunas hojas sueltas en el coche, en las cajas de herramientas, o en el taller.

Así me aseguro de que no habrán fallos técnicos que impidan recoger los datos.

Si falla el bolígrafo, siempre será más fácil encontrar a alguien que nos preste un boli que una tablet con acceso a internet.

Incluso llevo varios bolígrafos repartidos entre el coche y las cajas de herramientas.

Soy bastante defensor de lo digital, y no me gusta documentar en papel más de lo necesario, pero la verdad es que con un poco de papel para recoger los datos todo es más sencillo.

Además, al usar papel de tamaño A5, contamino la mitad que si utilizase A4.

En este vídeo puedes ver un ejemplo real:

Me interesa mucho tu opinión.

¿Cómo organizas tú tu trabajo?

¿Lo documentas todo, o sigues algún criterio?

¿Qué sistemas has probado, y con cuál te has quedado?

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