¿Dominas la gestión de repuestos de mantenimiento industrial?

Cuando se habla de mantenimiento industrial, la imagen que nos viene a la cabeza es la de un montón de trabajadores observando una máquina con una carpeta en la mano, o con un equipo de medida, eso sí, con el uniforme impoluto y perfectamente planchado. Y no olvidemos el casco recién estrenado y las gafas de seguridad.

¿No sabes de lo que hablo? Pues escribe en Google “mantenimiento industrial” y selecciona la pestaña “imágenes”.

Esta idea que se refleja en las imágenes prediseñadas, donde se pretende escenificar lo que es el mantenimiento industrial, realmente se aleja bastante del día a día de un técnico de mantenimiento.

No es que se trate de imágenes falsas, sino que ese escenario suele aproximarse al de una gran multinacional, mientras que la inmensa mayoría de la industria se reparte entre pequeñas y medianas empresas, donde el mantenimiento es un departamento con un papel secundario.

El emprendedor que arranca un proyecto industrial debe pensar primero en cómo pagar las máquinas que compra, y para ello debe conseguir ingresos con urgencia, buscando clientes y vendiendo los productos fabricados.

Es normal que se centre en los departamentos de producción y comercial, porque sin ingresos no hay empresa.

En el mejor de los casos, la maquinaria tendrá una garantía del fabricante, y la empresa permanecerá atenta a cualquier anomalía, para reclamar y que se repare antes de agotar este período.

Como el fabricante impone unas condiciones de mantenimiento para no perder la garantía, la empresa velará por su cumplimiento.

Cuando surgen los verdaderos problemas es una vez que ha pasado ese tiempo y ya no contamos con el apoyo del fabricante. Ahora hay que pagar por todo.

Las máquinas tienen un desgaste, pero ya no tenemos las imposiciones del fabricante, somos un poco más libres y nos relajamos, dejando de cumplir sus condiciones, porque pensamos que lo que pretendían era vendernos más aceite con la excusa del mantenimiento preventivo.

Navegamos apaciblemente por el río, dejándonos llevar, sin preocuparnos en lo que vendrá más adelante, que puede ser una fuerte corriente, o una cascada que nos hará naufragar (síndrome Niágara).

Cuando surge la inesperada avería, debemos improvisar, llamamos al fabricante que nos indica que tardarán varios días en enviarnos las piezas de recambio.

Nos quedamos blancos porque la situación afecta a un pedido importante, y el cliente está esperando.

El río va cada vez más rápido y oímos el ruido de una cascada a lo lejos.

Qué es la gestión de repuestos

Dentro de la gestión del mantenimiento industrial, la gestión del almacén de repuestos es un pilar importante.

Una de las causas que más influyen en las paradas de producción es el tiempo de espera para recibir un recambio para una máquina.

Desde que diagnosticamos la avería y determinamos el repuesto que necesitamos, hay que seguir varios pasos:

1. Saber exactamente qué pieza de recambio necesitamos, sus características, a veces incluso su nombre si no lo conocemos o se trata de una pieza hecha a medida.
2. Localizar el proveedor que dispone de existencias para el recambio. Dependiendo de las circunstancias, podremos elegir entre varios dependiendo del precio ofertado, del plazo de entrega, condiciones de garantía, etc.
3. Realizar el pedido. En algunos casos se ha establecido que el trámite sea autorizado por una tercera persona. También hay que tener en cuenta los pagos anticipados. Si se trata de un proveedor con el que no trabajamos habitualmente, puede pedir el pago anticipado por transferencia bancaria, lo que retrasa el pedido hasta que el pago es efectivo.
4. Esperar el repuesto. Se puede aprovechar este tiempo de inactividad para realizar otras tareas en la máquina, como inspecciones visuales, limpieza, etc.
5. Recepción de la mercancía. Debe comprobarse que el repuesto recibido se corresponde con lo que se ha pedido.
6. Montaje y puesta en marcha. Probablemente la máquina debe funcionar a media carga o en vacío, hasta verificar que todo es correcto y empezar a producir con normalidad.

Por qué es importante gestionar correctamente el almacén de repuestos

La gestión de repuestos no provoca ni previene las averías, pero sí afecta al resultado de la reparación.

Si se hace bien, se puede disminuir enormemente el tiempo de parada de producción.

Gestionar un almacén de repuestos no solo significa tener recambios para todo y que estén bien organizados.

En algunos casos, es muy interesante tener un stock externalizado. Esto quiere decir que podemos saber que un determinado proveedor tiene suficientes existencias de un producto y puede enviarlo rápidamente, con lo que podemos prescindir de pedirlo por el momento.

En el caso contrario, podemos encontrarnos con que tenemos una unidad de un artículo concreto, pero es muy difícil o lento de conseguir, por lo que en el momento de utilizarlo deberemos buscar otro con urgencia.

Gestionar los repuestos también implica los pasos de entrada y salida. Es decir, que debemos optimizar las compras y las expediciones.

En muchos casos se requiere gestionar también la trazabilidad, sobre todo en materiales o máquinas más críticos.

La trazabilidad es el registro del seguimiento de un producto desde el origen al destino. Esto quiere decir que debemos controlar dónde y cuándo hemos comprado un material, y dónde y cuándo lo hemos entregado o montado en una máquina.

La diferencia entre una gestión correcta y una falta absoluta de ella, puede significar el éxito o el fracaso de un proyecto empresarial.

Te puede parecer que exagero, pero imaginemos un ejemplo.

Una cuchilla ha sido fabricada con un material incorrecto, que la hace más frágil. Tienes cuchillas en el almacén de distintas marcas, proveedores, y pedidos. Durante el trabajo habitual, la cuchilla se rompe y provoca un corte a un trabajador. Debido a las secuelas, el trabajador decide reclamar una compensación económica. Un juzgado (o un fiscal, realmente no conozco el procedimiento exacto) puede alegar que la cuchilla podría haber sido mal montada, siendo responsable la propia empresa o el técnico que ha realizado el montaje. La situación puede llegar a ser muy desagradable, sobre todo si finalmente la empresa debe pagar una indemnización que pone en peligro su futuro. Además, al no conocer realmente la causa se puede producir un cruce de acusaciones y culpas que no benefician a nadie. Finalmente, resulta que la cuchilla tiene un número de serie grabado, y siguiendo la trazabilidad se averigua el proveedor, y éste a su vez identifica al fabricante y el lote de producción. El fabricante reconoce que ese lote tuvo un problema de calidad y su seguro paga la indemnización del trabajador. Además, se retira del mercado el resto del lote para prevenir otros accidentes.

La gestión de repuestos según los tipos de mantenimiento industrial

Tras una avería en la que se ha complicado conseguir el repuesto, seguramente aprenderemos la lección y nos prepararemos para evitar que se repita esta situación.

Tener el repuesto disponible en caso de avería no es lo único importante.

En el caso de un programa de mantenimiento preventivo, la gestión de repuestos cobra especial importancia, porque debemos contar con los materiales necesarios en el momento en que debamos realizar una acción preventiva.

Cuando aplicamos un sistema de mantenimiento predictivo, debemos conocer los plazos de entrega de cada repuesto, para adaptarlo a los índices de desgaste. Por ejemplo, si detectamos que un rodamiento va a fallar en menos de cien horas, pero el recambio tardará un mes en llegar, deberemos tener existencias desde antes.

Las ventajas e inconvenientes son comunes para los departamentos internos como para las empresas de mantenimiento externas. De hecho, la empresa subcontratada debería gestionar, o como mínimo asesorar sobre estos aspectos, porque puede darse el caso de que la empresa cliente no tenga conocimientos sobre el mantenimiento de equipos, delegando totalmente en la subcontrata.

Cómo gestionar un almacén de repuestos

Para mí, hay varios aspectos que son necesarios controlar acerca de los recambios. Hay muchos más que pueden ser interesantes para la organización de la empresa y coordinación con otros departamentos. Como depende mucho de cada situación, me centraré en los que creo que son comunes en la mayoría de empresas:

• Existencias (stock). Debemos conocer en todo momento la cantidad disponible de un artículo. En caso contrario, podemos estar pidiendo algo que ya teníamos, o encontrarnos con que nos falta un recambio cuando más lo necesitamos. Una buena aplicación nos permitirá automatizar bastante la gestión de inventarios y existencias.
• Ubicaciones. Debemos saber dónde encontrar cada artículo, sobre todo si tenemos un almacén muy grande, repartido en varias sedes, o con muchas referencias distintas. En los casos de vehículos, si en ellos se guardan piezas de repuesto, deben considerarse como almacenes o ubicaciones independientes. El objetivo es localizar rápidamente un producto, sin tener que rebuscar.
• Previsiones. Es necesario prever cuántos productos vamos a consumir para asegurarnos de que no nos quedaremos sin existencias, y a la vez evitar acumular materiales que apenas se usan. No olvidemos que almacenar piezas de recambio cuesta dinero, tanto por tratarse de activos inmovilizados, como por el espacio que ocupan (un almacén más grande tiene más gastos), incluso por la gestión que requieren (imagina cuando tienes que hacer un inventario y debes contar uno a uno todos los materiales). Puedes hacer una previsión muy simple, únicamente anotando en una caja “hacer pedido cuando queden menos de 10 unidades”. Un software de gestión de almacén suele permitir automatizar un aviso cuando el stock es inferior a una cantidad configurada previamente.
• Origen y destino. Como hemos visto antes, en algunos casos puede resultar esencial la trazabilidad. En otras ocasiones no es posible llevar un control exhaustivo (por ejemplo, no puedes anotar un número de serie en un tornillo), o simplemente el beneficio del control es inferior a los gastos (tanto en dinero como en tiempo u otros recursos). Yo utilizo FidesGeM desde hace algunos años, que automáticamente guarda un historial de los movimientos de repuestos. Así queda registrado cada movimiento. Si se utilizan números de lote o serie, es posible relacionar el material con el pedido de compra y con la orden de trabajo donde se ha consumido. Estos datos también ayudan a mejorar las previsiones. En mecatrónica la trazabilidad puede ser fundamental, porque hay componentes críticos que pueden provocar averías en cadena.
• Compras o entradas. Hacer un pedido no es solamente hacer una llamada o enviar un email. En algunas ocasiones requiere seguir muchos pasos, y además suelen intervenir varios departamentos (mantenimiento, compras, contabilidad…). Es importante reunir toda la documentación importante en el mismo lugar, o al menos tener unas referencias que sirvan para encontrar toda la información necesaria. Es habitual que se produzcan errores. Puede ser que hablemos con un comercial y nos recomiende un producto que finalmente no sirva, o que nos reclamen un pago que ya hemos hecho, etc. Al recibir el material hay que sumarlo a las existencias. Una buena opción es tener una zona habilitada como recepción de mercancía, donde se coloca para ser revisado antes de almacenarlo. Si tienes los stocks separados por ubicaciones, puedes sumarlo al recibirlo, porque estará localizado. Si tienes un solo stock, no debes sumarlo hasta que entre realmente en el almacén. La zona de recepción puede ser una caja, o una nave, dependiendo del volumen de los materiales.
• Expediciones o salidas. Para mejorar la gestión, puede ser recomendable tratar el almacén como si fuese un departamento independiente. Así, cuando retiramos un producto, se debe registrar su salida y restar del stock. Si se va a montar en una máquina, se debe documentar según las necesidades. Posiblemente nos interese llevar la contabilidad por máquinas, por departamentos, etc. Para mí es muy importante relacionar la salida de almacén con la orden de trabajo (OT). Si trabajamos con papel o aplicaciones software separadas, deberemos registrar el número de OT en el registro del almacén, y el número de albarán en la OT. Si el GMAO integra los dos módulos se hará en un solo paso. Por ejemplo, FidesGeM permite retirar el material del almacén desde el propio formulario de la OT, creando todos los registros y restando el stock.

En mi caso, tengo un pequeño almacén, pero con una gran cantidad de referencias, sobre todo componentes electrónicos, que aunque ocupan poco espacio, pueden complicar la gestión. Como recepción de mercancía utilizo una caja grande, porque raramente tengo materiales de gran tamaño.

La organización es algo engorrosa al principio, clasificando y registrando el material en la aplicación, pero una vez puesta en marcha, facilita y agiliza enormemente el trabajo. El tiempo invertido se recupera y rentabiliza rápidamente.

Cómo se mejora la gestión de los repuestos con un GMAO

Seguro que ya sabes o intuyes las ventajas que un buen software de gestión del mantenimiento aporta a la gestión de repuestos.

Solo hay que imaginar cómo se gestionaba un almacén cuando no había computadoras. Montones de papel y cuadernos de registro. A la hora de consultar, todo era muy lento y complicado.

Afortunadamente, ahora todos tenemos los equipos y conocimientos suficientes para llevar a cabo esta tarea.

Es suficiente con usar alguna aplicación que permita guardar listas y hacer búsquedas.

Sin embargo, cuanto más complejo sea el almacén que queremos gestionar, más funciones necesitaremos. Esto quiere decir que necesitaremos aplicaciones más caras y difíciles de aprender.

Las aplicaciones GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador) administran bases de datos relacionadas. Esto quiere decir que tienes listados de proveedores, máquinas, productos, etc., y que puedes interrelacionar los datos. Además, tienen formularios que automatizan muchos pasos, por lo que los trámites son muy ágiles.

En los casos de pequeñas empresas con poco volumen y movimiento de material, no es necesario hacer grandes inversiones de tiempo y dinero, porque una aplicación económica, incluso gratuita nos puede servir perfectamente. Comprar un software de mantenimiento demasiado potente puede ser un error, porque requiere más tiempo de puesta en marcha, además de ser manejado por una persona especializada. Esto puede suponer un coste de implementación y operación muy alto para una PyME (Pequeña y Mediana Empresa). Muchas empresas han invertido mucho tiempo y dinero en sistemas que no han llegado a estar finalmente operativos.

Para las grandes empresas, con mucha carga de trabajo en el mantenimiento de máquinas, el coste inicial de una aplicación es prácticamente irrelevante, lo importante es que se vea claramente compensado por los beneficios que aporte. Por eso muchas optan por aplicaciones hechas a medida.

Te toca a ti

Como ves, aunque las pautas básicas son sencillas, la gestión del almacén de recambios puede ser un tema extenso y complejo.

Si tienes que enfrentarte a esta tarea desde cero, lo ideal es que cuentes con el apoyo de alguien con experiencia, para no tener que desandar el camino porque hayas pasado por alto algún detalle.

Si quieres, puedo ayudarte. Simplemente cuéntame el proyecto y te haré una propuesta de colaboración. Así ahorrarás mucho tiempo y los disgustos que ya he sufrido yo.

También he hablado de FidesGeM. Es la aplicación que desarrollé y utilizo desde hace varios años, pensada específicamente para autónomos y pequeñas empresas o departamentos de mantenimiento. Si tienes curiosidad, puedes ver más detalles aquí.

Deja tu comentario más abajo. Cuéntame tu experiencia en la gestión de almacenes, algún reto que hayas superado, o qué inconveniente te supuso más dificultades.

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Eugenio Nieto