He recibido cientos de emails en estos últimos años con consultas sobre la creación de planes preventivos y sistemas de mantenimiento, tanto industrial como de edificios y otros tipos de instalaciones.
Cada sector es distinto.
He implantando sistemas de mantenimiento en varios tipos de industria, y asesorado a otros muchos sectores.
Siempre he intentado buscar cuál sería la principal barrera que deberíamos tener en cuenta antes de empezar.
No es siempre el mismo problema.
Depende del tipo de empresa, evidentemente no es lo mismo un autónomo que trabaja solo, que una empresa con cientos de trabajadores.
Tampoco es lo mismo el mantenimiento de un hotel que de una fábrica de productos químicos.
Normas ISO, ISF, sistemas de calidad, Lean Management…
Existe una infinidad de filosofías, normativas, y otros muchos condicionantes.
No hay una forma estricta de afrontar la implantación de un nuevo sistema.
Es peor todavía cuando tenemos en cuenta que muchas empresas ya tienen parte del camino andado.
Hay que aprovechar todo el conocimiento y las cosas que ya han hecho bien.
No es cuestión de llegar y arrasar con todo lo que han trabajado, para imponer únicamente lo que nosotros hemos preparado.
Planteado así el panorama, da un poco de miedo enfrentarte a estos enormes retos.
Sin embargo, a mí no me preocupa lo más mínimo.
Los retos son energía
Estoy acostumbrado a afrontar retos nuevos, y siento que los grandes objetivos me recargan de energía.
Creo que esta sería la forma más gráfica (aunque friky) de expresarlo:
Fuente: www.viraltrix.com/gifs-de-dragon-ball-z/
Solo hay algo que me preocupa muy seriamente.
Lo suficiente como para negarme a emprender un proyecto de este tipo.
No porque yo sea intransigente, sino porque sé que tengo muchísimas posibilidades de fracasar.
No es la falta de conocimiento, ni de recursos, ni de los problemas técnicos que arrastren los equipos a mantener.
Por eso creo que es lo primero en lo que debemos trabajar.
Si nos encontraremos un obstáculo insalvable, cuanto antes mejor.
Es lo que yo llamo definir las líneas rojas.
Qué son las «líneas rojas»
Pueden ser procesos internos de la empresa, normativas del sector, o simples condiciones comerciales impuestas por sus clientes.
Por eso cada empresa (incluso cada departamento interno) es única en este sentido.
Lo importante es tener bien claros esos límites desde el principio.
Es realmente frustrante dedicar tiempo y esfuerzo a algo que no puedes terminar.
Podríamos resumir toda esta idea en una sola frase:
Piensa dos veces para trabajar solo una.
Dicho así, parece algo lógico, aunque poco relevante.
Pero es la clave para no hundir un sistema complejo.
Además, no me refiero a que solo pienses tú.
La idea es algo más compleja
Cuando haces algo sin haber evaluado todos los pasos, es muy probable que algo falle y debas volver atrás para modificar algo.
Al final acabas repitiendo trabajos, perdiendo tiempo, recursos, y desgastándote moralmente.
Si es algún detalle simple y fácil de corregir, no tiene mucha importancia.
Pero si has hecho mal algo en los pasos iniciales, es probable que necesites volver a empezar desde el principio.
El método de ensayo y error es un fracaso casi seguro.
Por eso es mejor tener un recorrido previo, experiencia acumulada, o ayuda de alguien que ya conozca el camino.
Parece que todo lo que digo son ideas abstractas y sin mucho valor.
Pero es lo que he visto más a menudo en el mundo industrial, y podríamos hasta poner un valor en euros al problema.
Son muchas las empresas que contratan a una persona para implantar un sistema de mantenimiento programado (preventivo, planificado, o como quieras llamarlo).
Esa persona suele verse al frente de un proyecto, totalmente aislado del resto de la empresa.
Por muy buen trabajo que haga, llega un momento en el que lo que ha hecho choca con la forma de trabajar de otras secciones o departamentos de la empresa.
Empieza un conflicto, que obliga a cambiar cosas.
Muchas veces el último en llegar es el que tiene menos fuerza, y aunque su planteamiento sea el más acertado, se ve obligado a cambiar.
En el mejor de los casos se corrige el problema, buscando un consenso y redefiniendo los objetivos.
Esto supone tener que repetir muchos pasos, a veces incluso volver a editar un montón de documentos.
Si la empresa, como un equipo consolidado, piensa y estudia bien los pasos a seguir, el plan de acción se ejecutará una sola vez.
Pero la realidad es que muchas más veces de las que parece, aparecen nuevas líneas rojas, o quizás estaban desde el principio pero no se habían valorado, que dejan el proyecto completamente bloqueado.
Se generan frustraciones, enfados, y finalmente se abandona el proyecto, después de meses, incluso años, de trabajo y por lo tanto dinero.
A nadie le gusta esforzarse para nada
He conocido empresas que han pasado por este proceso varias veces, y seguirán repitiéndolo, sin llegar nunca a tener un sistema consolidado.
Todo parte de la misma idea: no se ha pensado lo suficiente antes de empezar a trabajar.
La política de la empresa parece que es algo reservado solamente a los altos ejecutivos, pero afecta a todo el mundo.
Y es peor aún cuando se predica una filosofía pero las acciones van en sentidos distintos.
No pretendo exagerar un pequeño problema.
Este tipo de situaciones destruyen grandes empresas.
Los buenos profesionales, que se valoran y respetan a sí mismos, no quieren trabajar en empresas incongruentes.
Cuando dan lo mejor de sí mismos, esperan que algo mejore también a su alrededor.
Si todo se queda igual, porque los cambios que intentan aplicar no son viables, se queman.
Al final encuentran otras oportunidades mejor alineadas con sus valores, y se marchan.
Con el tiempo, los que se quedan son los que se menosprecian, o simplemente no buscan mucho más que cambiar su tiempo por dinero.
El resultado, al cabo de los años, es tener empresas sin espíritu.
Cuando una empresa pierde su alma
Alguien mira los beneficios, y mientras sean positivos todo va bien.
Pero el mercado cambia, y la empresa deberá adaptarse antes o después.
En algún momento habrá que echarle valor y hacer cambios muy drásticos y rápidos.
Y si toda la plantilla ha perdido ese espíritu, seguramente el cambio será un fracaso, o los resultados no llegarán a tiempo.
Así vemos caer grandes imperios.
Si el CEO o el equipo directivo tiene el suficiente acierto, quizás se pueda salvar la situación.
Lo hemos visto en alguna ocasión.
Decisiones épicas que han revolucionado algunas empresas.
Pero la realidad es que esto pasa muy pocas veces.
Lo habitual es todo lo contrario.
Empresas con mucha historia, que se apagan sin llamar la atención.
Esta es una reflexión que lleva un par de días rondándome la cabeza, y tenía la necesidad de compartirla.
Precisamente por haber tenido que modificar un montón de documentos, por culpa de una sutil línea roja que no me habían dejado ver antes.
Si te sirve para que veas la importancia de esos aparentemente pequeños detalles que lo cambian todo, me alegraré de leerte en los comentarios.
Plan de acción
Bueno, la historia no termina aquí.
Como he dicho, no me habían dejado ver la línea roja.
Podría enfadarme y culpar a los demás.
De hecho, debo ser sincero y admitir que es lo primero que hice.
Pero soy técnico, y mi trabajo es resolver problemas, no crearlos, ni empeorarlos, ni culpar a los demás.
Por eso he decidido hacer algo para aprender de mis errores y que no me vuelva a pasar lo mismo.
Voy a definir un sistema para asegurarme que detecto con claridad todas las líneas rojas al empezar un proyecto.
El objetivo es ser más proactivo, y extraer la información sin esperar a que me la den.
Sabemos que hay empresas muy grandes que se mueven muy lentamente, y estas cosas necesitan mucho tiempo.
Por eso es mi responsabilidad hacer las preguntas adecuadas a las personas adecuadas.
Necesito centrarme en esto, y trabajaré en ello durante los próximos días.
Lo bueno de estas situaciones es que al mejorar yo, también lo hacéis mis alumnos.
Por ejemplo, una forma de detectar las líneas rojas es entendiendo cómo afectan las distintas estrategias a cada parte de una empresa.
Lo desarrollo en el curso gratuito de fundamentos del mantenimiento.
Solo tienes que hacer clic aquí, y decir tu dirección de correo para recibirlo.
José Martínez Martínez dice
Como bien dices las líneas rojas pueden ser muy sutiles.
Son filosofías o simplemente decisiones de alguien que quiere limitar el campo de trabajo, a su interés.
Los creadores de líneas rojas no son siempre los altos directivos.
Muchas veces te puedes encontrar mandos intermedios o incluso tecnicos veteranos i empoderados què marcan esas líneas Rojas en el departamento … Que nadie osa cruzar.
La clave és poder hablar con todos y poner sobre la mesa sus limites antes de començar a planificar un mantenimiento.
Todo el mundo debe saber cuál es el campo de acción y en función de ese campo qué resultados se pueden obtener en el corto y medio plazo.
Estoy de acuerdo contigo Eugenio, hay que invertir tiempo en pensar antes de comenzar a hacer.
Esto és tan fàcil de decir difícil de hacer.
Johan dice
Buenas tardes, muy buen articulo Eugenio se nota tu larga experiencia laboral, sobretodo porque relatas casi al calco la situación que presenta la empresa en la que laboro en cuanto al ámbito de planificación del mantenimiento, y las causas y consecuencias que estas decisiones, por parte de la alta gerencia, generan para todos los departamentos de la empresa. por mi parte soy ingeniero Mecánico en mi primer experiencia laboral y aun así percibo esos problemas de delimitacion de fronteras o lineas rojas como las llamas, y agregaría la delimitacion y respeto de las responsabilidades y poder de decisión de cada cargo, porque si se presenta que como en mi caso una sola persona quiere prevalecer sobre todos los demás gerentes o jefes de departamentos tampoco se puede llevar a cabo una organización eficiente y mas temprano que tarde afecta no solo la producción sino el ambiente de trabajo, algo poco valorado a veces pero muy importante, ya que sucede lo que mencionas en el apartado de cuando la plantilla pierde su alma y espíritu, es decir reina el desinterés y desgane en el personal lo cual se traduce inmediatamente en una baja de la productividad general de la empresa, aumento de costos y mas.
Muy bueno el comentario del amigo Domingo Dominguez también, lo relaciono con uno de los fundamentos principales cuando se implementan metodologías tan sencillas como las 5s u otras un tanto mas profundas, en las cuales siempre se hace especial hincapié en que: «a falta del interés primordial de la alta gerencia y dueños, muy difícilmente se puedan lograr o mantener los objetivos y metas propuestas.»
por ultimo me gustaría saber si has oído hablar de las metodologías de pericia administrativas y organizativas de empresas de ronald hubbard, cual seria tu opinión al respecto y a la espera de la continuación de este interesante articulo gracias desde el país de las mujeres bellas y los políticos, Venezuela
cipriano ollvar dice
saludos eugenio ,sin duda alguna el mantenimiento inteligente es el mejor.como tu muy bien lo describes.
Gustavo dice
Extrañaba tu larga ausencia.. artículo muy bueno como siempre
William salgado sierra dice
Ing buena noche muchas gracias por ser nuestra guia por los articulos tecnicos que son de gran ayuda para todos tecnicos tecnologos e ingenieros
José Antonio dice
Me alegro mucho de que sigas en la lucha. Planificar es
bastante complejo. Cómo casi siempre,lo has explicado muy bien.(por no decir siempre).Tienes que tener en cuenta muchas variables,luchar con los diferentes departamentos.
En grandes empresas,no tienes mucho margen de libertad
para ser tú el que toma las decisiones directamente. Como
bien dices, aunque tú plantees la mejor solución,nunca será
la mejor para la empresa. Trabas para pedir un repuesto,hacer una reforma,etc. Hay empresas que para cualquier cosa,lo hacen todo por presupuesto. Te van poniendo tantos impedimentos que acabas desistiendo.
Muchas gracias por todo lo que hace aquí.
Un fuerte abrazo.
Miguel dice
Hola Eugenio buen articulo y se nota como lo controlas todo yo me encuentro desde la otra barrera cuando ya esta planificado todo y lo que intentas es solucionar algún problema de alguna maquina.
Domingo Dominguez dice
Eugenio, cuanta razon tienes.
A veces pensamos que el plan de mantenimiento es algo que va independiente de la empresa, y ese suele ser el principal problema para llevarlo a cabo.
Como ya me ha tocado en los ultimos años, el realizar varios de ellos para distintas empresas, te comento un poco, como he ido aprendiendo a sortear las lineas rojas.
Lo primero que suelo hacer es:
-Inventariar la maquinaria y todos los activos que llevaran mantenimiento. Revisar los mantenimientos a realizar en el periodo de un año por maquina o activo, y realizar un calculo , lo mas aproximado posible de las horas de trabajo que hay que invertir en el.
Ya tenemos la primera propuesta para la directiva de la empresa. Sabemos exactamente cuanto personal nos va a hacer falta para llevar el mantenimiento previsto. Aparte tendremos que sumarle los imprevistos e instalaciones nuevas.
Si ya en este punto, a la emresa le parece demasiado personal, ya podemos tirar la toalla, porque esto no va a salir para adelante y terminaras quedando mal y quemando al personal.
-Sacar un calculo de costes de repuestos a utilizar, y preveer los plazos de entrega en las compras para dividir los gastos a lo largo del año.
Segunda propuesta a la directiva…
Llegado este punto, empezarán las concesiones por ambas partes. Es muy importante llegar a un acuerdo en este punto.
Tomar nota por escrito de lo pactadoy firmarla por ambas partes junto con el plan de mantenimiento acordado.
Ellos van a querer alargar las intervenciones en la maquinaria lo maximo posible , (cruzando la linea roja del a ver si tenemos suerte y aguanta)y nosotros tenomos que pactar unos tiempos reales y bien medidos.
Si sobre todo lo anterior, hemos logrado un entendimiento, al cual normalmente se llega, estableceremos un plan de paradas, procurando en su medida que tenga algo de flexibilidad en su calendario para adaptarnos a la produccion de la empresa.
Y como colofon, sacaremos un listado de equipos «imprescindibles», subseptibles de rotura, que deberemos tener en stock para evitar paros fortuitos.
Todo esto es a «grosso modo», porque como dice Eugenio, siempre hay muchisimas lineas rojas con las que tendremos que ver si convivimos o no.
Francisco Ureña dice
Me parece muy buen articulo .
La verdad es que me gusta la forma que tienes de explicar los temas .
Lucian dice
Muy buen artículo i me ha gustado mucho.eres un profecional