En una formación contra incendios, nos hicieron una pregunta.
¿Cuál es la diferencia entre una pequeña brasa que apagamos con una botellita de agua, y un incendio que acaba con una fábrica completamente calcinada?
Todos empezamos a contestar cosas como:
«La brasa es un conato de incendio».
«Se considera incendio cuando hace falta usar extintores o mangueras para apagarlo».
Y otras respuestas similares.
El formador dejó unos segundos de silencio dramático.
A continuación dijo:
«La diferencia entre una pequeña brasa y una nave hecha escombros es el tiempo que tardamos en reaccionar».
Nos quedamos todos pensando que era completamente cierto.
No se trata solo de una definición.
En aquella empresa, los incendios eran habituales.
Yo apagué dos.
Con mi botella de agua de litro y medio.
No suena muy heroico.
Pero si no hubiera actuado a tiempo, la nave entera podría haber quedado reducida a escombros.
En los dos casos tuve que redactar un informe de incendio.
Siguiendo exactamente los mismos pasos que en un gran incendio.
Lo importante, por lo que te cuento esto, es la forma de gestionar la información.
Porque ocurre algo muy parecido con las averías y las anomalías.
Qué es una anomalía
Según el Lean Manufacturing, una anomalía es una desviación (normalmente detectada durante una acción preventiva), que no produce impactos sobre la producción, calidad ni seguridad.
Por deducción, una avería es un hecho fortuito que provoca efectos visibles, como la parada de una máquina.
Es habitual tramitar las anomalías de forma distinta a las averías.
Pero yo no estoy de acuerdo con este planteamiento.
Por el mismo motivo que no separamos un incendio de un conato.
Porque si una anomalía no se trata correctamente, se convierte en una avería.
Porque tener dos registros separados complica el trabajo y no aporta ningún beneficio.
Es algo que estuve estudiando profundamente cuando creé FidesGeM (ahora se llama Zafirplan).
Y con los años he comprobado que es la solución que da mejores resultados.
Análisis de riesgos
Se trata de definir los riesgos y efectos de cada nuevo trabajo.
Da igual si es una avería, una acción preventiva, un defecto estético, una reclamación de un cliente…
Todo se gestiona igual, con una orden de trabajo.
Solo cambia un número.
Pero ese número lo cambia todo.
No se trata de poner un número cualquiera.
La aplicación tiene varias listas desplegables, y solo tienes que elegir una opción de cada lista.
En función de las opciones escogidas, un algoritmo calcula un número.
Este es el índice de criticidad ponderada.
Con este número, puedes ordenar fácilmente los trabajos según lo críticos que sean.
Una avería con riesgo de accidente tendrá un índice mayor que un problema estético en una máquina.
Tenerlo todo en un solo registro facilita saber siempre los trabajos que hay pendientes.
Datos duplicados o triplicados
Es habitual que una avería se resuelva parcialmente.
Por ejemplo, una máquina está parada por avería.
Se aplica una solución temporal (acción paliativa), pero falta una pieza para poder finalizarla.
Aunque sigue siendo la misma avería, su nivel de criticidad ha cambiado.
Puede que en algunos sistemas la avería pase a considerarse anomalía.
Si tenemos dos registros distintos, hay que duplicar la información.
¿Se hará correctamente?
¿Acabaremos con dos trabajos idénticos abiertos en dos documentos distintos?
¿O al final se dará como terminado en uno, y no se creará en el otro (desaparecerá)?
Las estadísticas serán irreales.
Eso se soluciona muy fácilmente.
Con un solo registro.
Simplemente:
- Se aplica la solución parcial
- Se actualizan las listas de valoración de riesgos con la nueva situación
- El nivel de criticidad cambia automáticamente
Ya está.
Ahora el trabajo pendiente está ordenado según su prioridad real.
Ya tienes control sobre todos los trabajos pendientes o en curso.
Sin complicarte la vida.
Esto lo puedes aplicar a un documento de Excel, aunque no resulta tan práctico ni manejable como una aplicación dedicada.
Si quieres ver cómo funciona Zafirplan por dentro, pruébalo durante un mes descargándolo desde zafirplan.com
Y si no estás de acuerdo con esta forma de trabajar, házmelo saber dejando tu comentario aquí debajo.
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