Cómo documentar una reparación

Cuando empecé a reparar me di cuenta en seguida de que necesitaba documentar las reparaciones correctamente.

Hay muchos motivos para hacerlo:

• Tener un historial para consultar en caso de que se reproduzca la avería
• Justificar reclamaciones por garantías
• Recopilar información que sirva como aprendizaje
• Cumplir las normas ISO y otros tipos de certificaciones de calidad y seguridad
• Aportar pruebas en investigación de accidentes
• Reforzar testimonios en procesos judiciales
• Saber si es la primera vez que se repara un equipo
• Elaborar informes técnicos
• Mejorar la comunicación con el cliente
• Aumentar nuestra credibilidad al detallar un diagnóstico

Seguro que se te ocurren más, pero creo que ya queda claro que es importante.

El problema es que, a menudo, si no se ha implantado un sistema rígido de documentación, pasamos por alto este paso, y hacemos reparaciones sin tomar ni una nota.

Normalmente no pasa nada, porque se quedan sin documentar las pequeñas reparaciones, que no llevan mucho tiempo.

No sé si es muy habitual, pero me ha pasado muchas veces, que he necesitado consultar algo sobre una reparación que parecía no tener imporancia.

Ahí es donde me he dado una colleja imaginaria, y me he prometido no volver a reparar sin documentar.

Pero lo cierto es que me ha vuelto a ocurrir. Muchas veces.

A la larga, he ido aprendiendo, y ya no trabajo sin registrar la información (bueno, casi nunca).

La mejor forma de documentar las reparaciones, es creando y rellenando órdenes de trabajo (OT).

Qué información debe recogerse

Hay datos básicos que no pueden faltar en una orden de trabajo.

Son los que nos ayudarán a identificar correctamente el equipo sobre el que se actuó, y conocer qué trabajo se realizó.

Básicamente, yo considero imprescidibles:

• Número de OT
• Cliente (propietario del activo) o planta en la que se actúa
• Código del activo (equipo o instalación sobre el que se actúa)
• Fecha de realización de los trabajos (o fechas de inicio y finalización)
• Trabajos a realizar, o síntomas detectados
• Trabajos realizados
• Material utilizado
• Personal involucrado

Además, resulta muy útil incluir también los siguientes datos, tanto para facilitar la comunicación, como para elaborar estadísticas:

• Análisis de riesgos
• Detalles sobre el cliente (domicilio y datos de contacto, por si hay que desplazarse o es necesario comunicarse con el cliente)
• Detalles del activo (marca, modelo, ubicación donde se encuentra…)
• Tipo de trabajo (para asignar personal o clasificarlo por oficios)
• Descripción breve (para saber a qué intervención nos referimos con una sola frase)
• Resultado de la intervención
• Análisis de causas
• Medidas preventivas adoptadas para que no se repita la avería
• Tiempo dedicado por cada persona a la intervención
• Desplazamientos y otros gastos
• Documentos complementarios (fotografías, croquis…)
• Datos de expedición, si se envía el activo reparado al cliente
• Factura asociada (para tener enlazada la OT con la factura)
• Persona que supervisa y tramita la OT

Solo mirando la cantidad de puntos que acabo de enumerar, se adivina que documentar una reparación no es tan sencillo ni rápido.

A veces el papeleo puede llevar más tiempo que el trabajo de reparación.

Por eso, es casi imprescindible utilizar una aplicación informática, que automatice parte del proceso, y además permita localizar la información rápidamente. Porque imagínate, que además de tener que anotar todos esos datos, encima hay que archivarla ordenadamente.

Hay aplicaciones de todos los precios y para todos los gustos.

El problema es saber qué necesitas exactamente, y qué opción es la correcta. No solo es cuestión de precio o de marca.

Si optas por un sistema muy completo y avanzado, necesitarás más tiempo de implantación, y además desperdiciarás muchas opciones avanzadas, simplemente porque no tienes tiempo ni de aprenderlas.

En caso de que elijas una opción muy económica, puede ser que no se adapte a tus necesidades, y finalmente entorpezca tu trabajo, en vez de agilizarlo.

Incluso puede pasarte que, después de investigar y probar distintas aplicaciones, no encuentres ninguna que realmente te sirva.

Eso me ocurrió en su momento, y por eso decidí crear mi propia aplicación.

Al principio hice algo básico, lo imprescindible en aquel momento.

Después surgieron nuevas necesidades, y la fui ampliando.

Al cambiar de empresa y oficio, volvió a repetirse la situación de no encontrar una aplicación comercial que me sirviese.

Y la verdad es que, sabiendo el tiempo y esfuerzo que lleva crear una aplicación mínimamente útil, no quería tener que volver a pasar por ello.

No encontré nada adaptado a mis necesidades, así que tuve que volver a programar una aplicación desde cero, aprovechando el conocimiento acumulado, y corrigiendo los errores previos.

Así hasta cuatro veces, pero a la cuarta pensé que seguramente habría alguien más con las mismas necesidades, así que decidí crear una aplicación con el objetivo de comercializarla.

Creía que así amortizaría parte de los meses invertidos en programar y pulir el programa, y además ayudaría a otras personas que se encontrasen en la misma situación que yo había vivido.

También quería que fuese útil para cualquier tipo de reparación y para la planificación del mantenimiento. Así podría usarse en varios sectores, y no tendría que repetir el trabajo para cada uno.

De ahí surgió FidesGeM, hace ya algunos años.

Actualmente, a la hora de documentar una reparación, no dedico más de cinco minutos.

En algunas no necesito más de un minuto.

Para mí, esto es lo más importante, por dos motivos:

1. No necesito dedicar mucho tiempo a la gestión, y así puedo centrarme en la reparación
2. No se quedan trabajos sin documentar por evitar perder tiempo frente a la pantalla

Además, los usuarios que están usando FidesGeM en su trabajo dicen lo mismo. Han ahorrado tiempo y papeleo.

Por eso te animo, si no lo estás haciendo ya, a buscar la forma de documentar todo tu trabajo.

En poco tiempo te darás cuenta de el trabajo que te ahorra, y sobre todo los problemas que evitas.

Mira cómo documento una reparación paso a paso, en este vídeo, donde relleno una orden de trabajo con FidesGeM:

Haz click aquí para ver el vídeo. . .

Verás que no tardo demasiado, aun explicando todos los pasos.

Imagina cuando ya conozcas de memoria todos los formularios, y solo tengas que teclear.

Ahora te toca participar.

¿Utilizas algún sistema para documentar tus reparaciones?

¿Cuál es, y que ventajas e inconvenientes le ves?

¿También te has arrepentido alguna vez de no haber documentado una avería?

Deja tu comentario aquí debajo.

Eugenio Nieto