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Cómo documentar una reparación

12 comentarios

Cómo documentar una reparación

Cuando empecé a reparar me di cuenta en seguida de que necesitaba documentar las reparaciones correctamente.

Hay muchos motivos para hacerlo:

  • Tener un historial para consultar en caso de que se reproduzca la avería
  • Justificar reclamaciones por garantías
  • Recopilar información que sirva como aprendizaje
  • Cumplir las normas ISO y otros tipos de certificaciones de calidad y seguridad
  • Aportar pruebas en investigación de accidentes
  • Reforzar testimonios en procesos judiciales
  • Saber si es la primera vez que se repara un equipo
  • Elaborar informes técnicos
  • Mejorar la comunicación con el cliente
  • Aumentar nuestra credibilidad al detallar un diagnóstico

Seguro que se te ocurren más, pero creo que ya queda claro que es importante.

El problema es que, a menudo, si no se ha implantado un sistema rígido de documentación, pasamos por alto este paso, y hacemos reparaciones sin tomar ni una nota.

Normalmente no pasa nada, porque se quedan sin documentar las pequeñas reparaciones, que no llevan mucho tiempo.

No sé si es muy habitual, pero me ha pasado muchas veces, que he necesitado consultar algo sobre una reparación que parecía no tener imporancia.

Ahí es donde me he dado una colleja imaginaria, y me he prometido no volver a reparar sin documentar.

Pero lo cierto es que me ha vuelto a ocurrir. Muchas veces.

A la larga, he ido aprendiendo, y ya no trabajo sin registrar la información (bueno, casi nunca).

La mejor forma de documentar las reparaciones, es creando y rellenando órdenes de trabajo (OT).

FidesGeM impreso orden de trabajo

Qué información debe recogerse

Hay datos básicos que no pueden faltar en una orden de trabajo.

Son los que nos ayudarán a identificar correctamente el equipo sobre el que se actuó, y conocer qué trabajo se realizó.

Básicamente, yo considero imprescidibles:

  • Número de OT
  • Cliente (propietario del activo) o planta en la que se actúa
  • Código del activo (equipo o instalación sobre el que se actúa)
  • Fecha de realización de los trabajos (o fechas de inicio y finalización)
  • Trabajos a realizar, o síntomas detectados
  • Trabajos realizados
  • Material utilizado
  • Personal involucrado

Además, resulta muy útil incluir también los siguientes datos, tanto para facilitar la comunicación, como para elaborar estadísticas:

  • Análisis de riesgos
  • Detalles sobre el cliente (domicilio y datos de contacto, por si hay que desplazarse o es necesario comunicarse con el cliente)
  • Detalles del activo (marca, modelo, ubicación donde se encuentra…)
  • Tipo de trabajo (para asignar personal o clasificarlo por oficios)
  • Descripción breve (para saber a qué intervención nos referimos con una sola frase)
  • Resultado de la intervención
  • Análisis de causas
  • Medidas preventivas adoptadas para que no se repita la avería
  • Tiempo dedicado por cada persona a la intervención
  • Desplazamientos y otros gastos
  • Documentos complementarios (fotografías, croquis…)
  • Datos de expedición, si se envía el activo reparado al cliente
  • Factura asociada (para tener enlazada la OT con la factura)
  • Persona que supervisa y tramita la OT

Solo mirando la cantidad de puntos que acabo de enumerar, se adivina que documentar una reparación no es tan sencillo ni rápido.

A veces el papeleo puede llevar más tiempo que el trabajo de reparación.

Por eso, es casi imprescindible utilizar una aplicación informática, que automatice parte del proceso, y además permita localizar la información rápidamente. Porque imagínate, que además de tener que anotar todos esos datos, encima hay que archivarla ordenadamente.

FidesGeM formulario orden de trabajo

Hay aplicaciones de todos los precios y para todos los gustos.

El problema es saber qué necesitas exactamente, y qué opción es la correcta. No solo es cuestión de precio o de marca.

Si optas por un sistema muy completo y avanzado, necesitarás más tiempo de implantación, y además desperdiciarás muchas opciones avanzadas, simplemente porque no tienes tiempo ni de aprenderlas.

En caso de que elijas una opción muy económica, puede ser que no se adapte a tus necesidades, y finalmente entorpezca tu trabajo, en vez de agilizarlo.

Incluso puede pasarte que, después de investigar y probar distintas aplicaciones, no encuentres ninguna que realmente te sirva.

Eso me ocurrió en su momento, y por eso decidí crear mi propia aplicación.

Al principio hice algo básico, lo imprescindible en aquel momento.

Después surgieron nuevas necesidades, y la fui ampliando.

Al cambiar de empresa y oficio, volvió a repetirse la situación de no encontrar una aplicación comercial que me sirviese.

Y la verdad es que, sabiendo el tiempo y esfuerzo que lleva crear una aplicación mínimamente útil, no quería tener que volver a pasar por ello.

No encontré nada adaptado a mis necesidades, así que tuve que volver a programar una aplicación desde cero, aprovechando el conocimiento acumulado, y corrigiendo los errores previos.

Así hasta cuatro veces, pero a la cuarta pensé que seguramente habría alguien más con las mismas necesidades, así que decidí crear una aplicación con el objetivo de comercializarla.

Creía que así amortizaría parte de los meses invertidos en programar y pulir el programa, y además ayudaría a otras personas que se encontrasen en la misma situación que yo había vivido.

También quería que fuese útil para cualquier tipo de reparación y para la planificación del mantenimiento. Así podría usarse en varios sectores, y no tendría que repetir el trabajo para cada uno.

De ahí surgió FidesGeM, hace ya algunos años.

Actualmente, a la hora de documentar una reparación, no dedico más de cinco minutos.

En algunas no necesito más de un minuto.

Para mí, esto es lo más importante, por dos motivos:

  1. No necesito dedicar mucho tiempo a la gestión, y así puedo centrarme en la reparación
  2. No se quedan trabajos sin documentar por evitar perder tiempo frente a la pantalla

Además, los usuarios que están usando FidesGeM en su trabajo dicen lo mismo. Han ahorrado tiempo y papeleo.

Por eso te animo, si no lo estás haciendo ya, a buscar la forma de documentar todo tu trabajo.

En poco tiempo te darás cuenta de el trabajo que te ahorra, y sobre todo los problemas que evitas.

Mira cómo documento una reparación paso a paso, en este vídeo, donde relleno una orden de trabajo con FidesGeM:

Vídeo crear una OT con FidesGeM

Haz click aquí para ver el vídeo. . .

Verás que no tardo demasiado, aun explicando todos los pasos.

Imagina cuando ya conozcas de memoria todos los formularios, y solo tengas que teclear.

Ahora te toca participar.

¿Utilizas algún sistema para documentar tus reparaciones?

¿Cuál es, y que ventajas e inconvenientes le ves?

¿También te has arrepentido alguna vez de no haber documentado una avería?

Deja tu comentario aquí debajo.

Firma

Eugenio Nieto

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Eugenio Nieto

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Comentarios

  1. jorge fuentes b dice

    04/04/2016 a las 17:15

    siempre dedico un tiempo y veo tus correos : me gusta la electronica vivo de ella , soy tecnico en electronica y lo que mas me gusta es saber cada dia mas .Gracias !

    Responder
    • Eugenio Nieto dice

      12/04/2016 a las 12:36

      Cada día se aprende algo nuevo.
      A mí también me encanta.
      Saludos

      Responder
      • Luis dice

        12/06/2016 a las 05:07

        Elegante la información me gustaría q aya información en Peru

        Responder
        • Eugenio Nieto dice

          13/06/2016 a las 12:09

          Hola Luis.
          Gracias a internet, la información ya está en todas partes.
          Saludos

          Responder
  2. marvin dice

    20/03/2016 a las 01:57

    Saludos Eugenio y a toda su familia, primero felicitarlo por su aporte, es grato saber que es una persona bien organizada , en cuanto a su aplicación la encuentro bien estructurada y me servirá como referencia para organizarme una , ademas da confianza al cliente de que es una empresa seria y responsable en la reparación de sus bienes electrónicos etc. Gracias Don Eugenio por sus aportes a la comunidad de técnicos electrónicos . limón, Costa Rica

    Responder
    • Eugenio Nieto dice

      22/03/2016 a las 23:00

      Saludos, Marvin

      Responder
  3. Domingo Dominguez dice

    19/03/2016 a las 09:00

    Igual que tu, despues de probar aplicaciones durante mucho tiempo y finalmente hacer una, encontre la tuya y la probé.
    Una aplicacion magnifica, por supuesto es la que sigo usando. Fidesgem tiene todo lo necesario para ser una aplicacion MUY UTIL y rapida.Intuitiva, muy facil de usar, trabaja en red y sobre todo te da rapidez a la hora de consultar datos.
    El hecho de que puedas vincular los manuales, esquemas, fotos y en general cualquier documento a cualquier ficha de maquina o de orden de trabajo es un ahorro de tiempo considerable.
    Las estadisticas de gastos sobre maquinas o sobre clientes es perfecta.El hecho de incluso poder inventariar sobre infinitos almacenes te permite que incluso puedas controlar stoks de cada cliente o maquina….y donde estan los respuestos.
    En mi caso, este programa, despues de probar muchos me ha satisfecho plenamente.
    Incluso esta semana tuvimos auditoria de la ISO y el programa cumplia de sobras

    Responder
    • Eugenio Nieto dice

      19/03/2016 a las 12:09

      Muchas gracias Domingo.
      Me alegro de los resultados tan positivos, porque era lo que pretendía cuando decidí crear FidesGeM.
      También te agradezco que me dieses la sugerencia de adaptarlo a la ISO, porque creo que será útil para mucha gente.
      Te adelanto que estoy preparando más cositas para próximas actualizaciones.
      Saludos

      Responder
  4. David González dice

    18/03/2016 a las 23:29

    Interesantísimo, nunca está de más recordar y aprender sobre el tema.

    Me gusta el enfoque y además comparto los argumentos.
    Una información bien gestionada ahorra mucho tiempo, facilita el acceso a la información y queda todo muy ordenado.

    En mi caso también uso un programa parecido al tuyo y lo dicho, no podemos tener toda la información en la cabeza, para algo están estos grandiosos recursos.

    Probaré FidesGeM y comento más adelante.

    Gran trabajo Eugenio

    Responder
    • Eugenio Nieto dice

      19/03/2016 a las 12:06

      Muchas gracias, David. Espero tu comentario.
      Saludos,

      Responder
  5. joelopez dice

    18/03/2016 a las 15:44

    Eugenio, gracia por tus aporte, estoy particularmente muy agradecido, abrazos sigue adelante y estoy pendiente de los cursos. Te saludo desde El Salvador, C.A.

    Nota:
    Todavía no he recibido el minicurso que te solicite

    Responder
    • Eugenio Nieto dice

      19/03/2016 a las 11:57

      Un saludo para El Salvador.
      (Te contacto por privado para resolver en envío).

      Responder

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