Por qué es un error organizar el trabajo con Excel

En nuestras primeras reparaciones, normalmente no documentamos nada.

Salvo que seamos estudiantes y nos obliguen a tomar notas o realizar un informe.

Al reparar profesionalmente, empezamos a darnos cuenta de la importancia que tiene registrar nuestro trabajo.

Esta documentación puede servir para:

• Informar al cliente por escrito
• Justificar nuestro trabajo ante un superior
• Para poder consultar en el futuro

Según vamos reparando con más o menos éxito, surgen nuevas situaciones que justifican más aún esta necesidad:

• Defendernos o protegernos ante reclamaciones
• Como prueba en procesos judiciales
• Para investigar accidentes

Como ves, la cosa se pone más seria.

Cuando llevas mucho tiempo reparando, y has realizado muchas intervenciones, es probable que hayas pasado por todos estos tipos de situaciones.

Lo ideal es que des la importancia que merece al hecho de documentar y gestionar correctamente la información.

No solo eso, sino que lo tengas en cuenta desde que empiezas, no cuando ya has pasado por experiencias desagradables.

No es lo mismo documentar que gestionar la documentación

Más de una vez he visto a técnicos, o a sus superiores, anotar en un cuaderno todos los trabajos que se realizan.

A veces lo he dicho, y otras veces me he callado si he visto que conseguiría persuadirles.

Anotar lo que hacemos en un papel no sirve para (casi) nada, solo nos hace perder el tiempo.

Otra cosa es que después pasemos esos datos a un sistema de gestión.

Me refiero a que no tiene sentido apuntarlo y guardar una montaña de cuadernos en un armario.

Tampoco seré un fundamentalista. En algún caso sí puede estar justificado.

Hay empresas con muy pocas máquinas, y por lo tanto con muy pocas averías.

En este caso, si tienes quince o veinte reparaciones anuales, no merece la pena complicarte.

En cinco minutos puedes consultar todos los trabajos de cinco años.

Pero no nos engañemos. Estas situaciones prácticamente no existen.

Lo normal es empezar con pocas intervenciones, y cuando te das cuenta estás gastando un cuaderno nuevo cada mes.

¿Crees que podrás encontrar fácilmente algo que anotaste hace tres años?

La informática al rescate

Cuando los ordenadores empezaron a instalarse en todas las empresas, parecía que teníamos la solución a todos los problemas.

Corregir un texto era muy fácil, así como ordenar por orden alfabético o cronológicamente.

Además las funciones de búsqueda y filtrado facilitan mucho localizar y visualizar un dato perdido entre miles.

Pero la informática avanza más rápido de lo que podemos aprenderla.

Y lo peor, es que la mayoría de nosotros ni siquiera dedicamos tiempo a formarnos.

Seguimos usando un documento de texto para casi todo, y no podemos vivir sin Word o Google Docs (o cualquiera de sus variantes de distintas marcas y precios).

La clave está en no almacenar datos, sino información, que no es más que los datos procesados o que podamos procesar para tomar decisiones.

El paraíso llegó con las hojas de cálculo

Recuerdo Lotus 123, y otras aplicaciones de la época, que apenas permitían organizar datos en tablas y aplicar fórmulas matemáticas simples.

La verdad es que ahorraban mucho trabajo.

Después llegó Excel, siendo todo mucho más elegante e intuitivo.

Con sus gráficos, macros, VBA, y la facilidad para usarlo, era una herramienta perfecta, y aún lo sigue siendo en algunos casos.

Igual que sus primos-competidores, como Google Sheets, Open Office, etc.

Cuando las tablas se quedan cortas

¿Por qué no es suficiente con tener la información organizada en una tabla?

Es muy simple.

Cuanta más datos tenemos, más necesitamos procesarlos, para filtrarlos y obtener información fácilmente entendible.

En las hojas de cálculo, podemos automatizar una parte de este proceso.

Podemos generar gráficas para visualizar fácilmente una tendencia, o ciertas proporciones.

Por ejemplo, si sabemos que la tenemos el doble de averías electrónicas que mecánicas, podemos plantear contratar a un técnico especializado en electrónica.

O si vemos que cada vez tenemos más averías causadas por efectos ambientales (calor, humedad…) podemos instalar protecciones o sistemas para prevenir estos efectos.

Igual ocurre con los componentes o piezas de repuesto del taller.

Si sabemos qué materiales gastamos con más frecuencia, podemos aumentar su stock, o simplemente negociar mejores precios con los proveedores.

Toda la información es útil si la sabemos interpretar.

El problema habitual con las hojas de cálculo, es que se realizan demasiadas operaciones manuales de filtrado o búsqueda.

Es cierto que la programación, ya sea codificando o usando macros, permite automatizar muchas de estas tareas.

Pero llega un momento, si vamos sofisticando nuestro Excel, que acaba siendo más complicado que usar una aplicación específica.

Las bases de datos son la solución

Cada vez hay menos diferencia entre las hojas de cálculo y las bases de datos.

Casi todo lo que se puede hacer con un sistema, también se puede replicar con el otro.

De todas formas, cada uno sigue manteniendo sus fortalezas, que le hacen destacar en ciertas situaciones.

La principal ventaja de las bases de datos es que permiten relacionar la información.

Es decir que podemos tener tablas relacionadas, que permiten estructurar y ramificar toda la información.

Esto evita tener que leerlo todo para localizar el dato que buscamos.

Para no ser tan técnico, veamos un ejemplo.

En un sistema de mantenimiento que almacena la información en bases de datos, tenemos datos de clientes y de máquinas.

Cada máquina pertenece a un cliente, por lo tanto las tablas están relacionadas.

Sin embargo cuando buscamos un dato concreto de la máquina, no nos interesa ver el domicilio del cliente.

En la práctica, cuando hay miles de datos, tener que pasar por todas las líneas de todas las tablas consumiría mucho tiempo.

Y aunque los ordenadores de hoy en día no tienen problema para procesar toda esta información, todo se complica si trabajamos en red.

El caso extremo es cuando trabajamos online, y los datos están al otro lado de la conexión de internet.

Si nos conectamos con la red móvil, y tenemos poca cobertura, podemos tardar minutos en procesar un dato.

Si trabajamos durante bastante tiempo de esta forma, podemos llegar a agobiarnos mientras el equipo descarga o actualiza los datos.

Cómo presentar la información

Un detalle muy importante, es cómo vas a presentar la información.

Raro es el caso en el que solo quieras tu hoja de cálculo para ver los datos en una tabla.

Lo normal es tener que sacar algún listado o informe.

En este caso, las hojas de cálculo están bastante limitadas.

Es cierto que se pueden obtener grandes resultados personalizando las hojas a modo de plantilla, para que lean los datos de otras tablas.

También puedes tener los datos de cada cliente o de cada reparación en una página, perfectamente presentados.

Pero esto complica el trabajo y aumenta el espacio que ocupará el archivo.

Y aquí vienen las malas de la película: las consultas.

Las consultas permiten extraer información de una o varias tablas de forma más o menos sofisticada.

Es decir, podemos decirle algo así como: “dame los datos de la reparación X, sacando los datos del cliente de la tabla Y y los materiales utilizados de la tabla Z”.

Esto con las hojas de cálculo es muy complicado y poco eficiente, pero las bases de datos están pensadas precisamente para ello.

De hecho, los sistemas de bases de datos más conocidos utilizan el lenguaje SQL, que es básicamente un lenguaje de consultas.

Una vez que tenemos la posibilidad de consultar los datos a este nivel, solo necesitamos crear plantillas que nos permitan presentar estos datos como informes.

Si lo hacemos bien, estos informes serán preciosos, aunque no debemos olvidar que su principal objetivo es hacer la información más entendible.

¿Es mejor crear nuestra base de datos o buscamos una aplicación comercial?

Seguramente, después de haber leído lo anterior, se te ha ocurrido crear tu propia base de datos para gestionar tu trabajo.

Todos pasamos por ello alguna vez en nuestra carrera profesional.

De hecho, yo he pasado varias veces.

Cuando empecé a reparar para una empresa importante, es decir que ya era imprescindible gestionar bien el trabajo porque se hacían muchas reparaciones, no encontré nada útil.

Lo que había en el mercado era muy complicado para mí.

Como tenía algunos conocimientos en bases de datos creé mi primera aplicación de gestión.

Era bastante básica, pero me permitía gestionar la información que necesitaba.

Lógicamente, cada vez iba necesitando más funciones.

De vez en cuando buscaba aplicaciones que estuviesen en venta para evitar tener que estar inventando o programando, pero no encontraba nada.

Todo lo que veía era demasiado complicado, o excesivamente simple.

Así fui añadiendo nuevas funciones y parches a mi aplicación.

Hasta que la empresa decidió implantar un nuevo sistema informático a medida, que integrase todos los departamentos.

Casi me supuso un alivio, porque tenía mucho trabajo y no podía estar ampliando o modificando mi aplicación cada poco tiempo.

Crear tu propia aplicación te va a ocupar cientos o miles de horas, y puedes cansarte antes de que sea operativa.

Así que si no eres un friky que disfruta con ello, no te recomiendo hacerlo.

¿Por qué he seguido con mi aplicación en vez de usar otra?

Empecé mi aplicación desde cero varias veces.

Llegaba un momento en el que tanto parcheo complicaba mucho el uso.

Cada vez sabía más, y había mucha diferencia entre lo más nuevo y lo más viejo.

Además, muchas funciones requerían rehacer las bases de datos, que ya estaban ahí desde el principio.

Llegado ese momento, me hartaba de buscar una solución existente en el mercado, dispuesto a olvidarme de programar.

Pero la realidad era que no encontraba nada.

Me sorprendía que las grandes empresas del software no hicieran una aplicación potente a la vez que fácil de usar.

Todo seguía siendo demasiado complejo.

El técnico debe reparar, no puede estar más tiempo delante del ordenador que de la máquina averiada.

Las aplicaciones sencillas eran tan simples que apenas suponían alguna ventaja respecto a usar una hoja de Excel.

Así que finalmente decidí reescribir toda mi aplicación, desde cero, pero con el objetivo de comercializarla.

Era una apuesta muy arriesgada, porque no contaba con un equipo de programadores que me permitiese lanzarla en poco tiempo.

Sabía que en cualquier momento, una gran empresa podría lanzar algo parecido y barrerme del mercado.

No tenía mucho que perder, salvo mi tiempo, así que me animé.

Estuve varios años desarrollando la aplicación, y a la vez la usaba en mi propio trabajo, lo que me permitía ser un beta tester privilegiado.

Al tener clientes con perfiles muy distintos, debía buscar la forma de que la aplicación encajase en todos los casos.

Finalmente lo conseguí, y lancé mi aplicación FidesGeM al mundo, justo cuando creé la web de Fidestec.

Actualmente la utilizan muchas empresas.

Y lo más sorprendente, es que aunque sigo mirando lo que hacen otras aplicaciones similares, todo sigue igual: siguen habiendo soluciones mucho más complejas o mucho más simples.

Así que FidesGeM tiene un futuro bastante prometedor, aunque eso no significa que no se esté preparando para los nuevos retos (multiplataforma, nube…).

Actualmente, la aplicación resulta perfecta para empresas que no tienen personal administrativo dedicado exclusivamente a la gestión de trabajos.

Es decir, que son los propios técnicos quienes usan la aplicación, sin necesitar de nadie más.

Por ejemplo en una pequeña fábrica, donde hay uno o varios técnicos de mantenimiento.

Incluso si no hay ninguno, y el responsable de la planta simplemente quiere registrar y coordinar los trabajos de empresas subcontratadas.

O en talleres de reparación, tanto si solo hay una persona como si se coordinan varios departamentos.

Es decir, para cualquier empresa donde una hoja de cálculo se queda corta, o para quien no tiene el tiempo ni el presupuesto para encargar una aplicación a medida.

¿Se podría gestionar el mantenimiento preventivo con Excel?

Al principio te decía que con hojas de cálculo se puede hacer prácticamente lo mismo que con bases de datos, aunque no sea tan eficiente.

Pues todo se complica más cuando tienes tareas periódicas programadas.

Es el caso del famoso plan de mantenimiento preventivo.

Aunque este término es muy habitual en el mantenimiento industrial, sirve para casi todos los sectores.

Cualquier revisión periódica es mantenimiento preventivo.

Así que todo es aplicable al sector automotriz, la medicina, la gestión de edificios, limpieza, etc.

Si registras los datos en papel, podría ser útil, por ejemplo, para registrar quién ha limpiado un aseo en cada turno.

Es típico ver una hoja de papel a la entrada de muchos aseos públicos, donde cada persona que realiza la limpieza anota su nombre y la hora.

No tiene mucho sentido usar una aplicación para hacer esto.

En una hoja de cálculo, podemos registrar cuándo se ha reparado una máquina y qué trabajos se han realizado.

Cuantos más datos queramos registrar, más difícil se hará leerla.

Además, tendremos que reescribir constantemente datos que ya tenemos, como el nombre de un cliente, los materiales utilizados, etc.

También será muy difícil asociar los materiales de las reparaciones con el control de almacén.

Quizás tengamos varios documentos, y cada vez que usemos una pieza, debamos descontarla en el documento del almacén, y anotarla en el de la reparación.

Con una aplicación de gestión (siempre que tenga estas funciones) podemos anotar los materiales utilizados y que automáticamente se resten del stock, quedando además registrado quién realiza la acción.

También seleccionaremos los clientes en una lista desplegable, con lo que ahorramos tiempo y evitamos errores al teclear.

Y esto es solo para documentar lo que ya hemos hecho.

El mantenimiento preventivo tiene una parte muy importante de planificación.

Las tareas se repiten periódicamente, así que debemos tener una agenda o calendario con las próximas acciones.

Si usamos papel, estaremos anotando, tachando, dibujando flechas…

En un Excel podemos arrastrar y editar de forma muy parecida a Google Calendar, aunque no tenemos un control de errores, y algún trabajo se puede perder por un olvido o error.

Una aplicación suele tener automatizado casi todo el proceso, de forma que al terminar una acción se genera automáticamente el aviso para la siguiente.

Así que todo depende del volumen y de la complejidad del trabajo.

Utiliza lo que realmente necesitas

Es un tema bastante extenso, aunque espero que con estos ejemplos se entienda la idea.

Por lo tanto, podemos resumir que las hojas de cálculo facilitan el registro de datos, pero son insuficientes cuando la información está ramificada o hay que asociar muchos datos distintos.

Por eso, debes adoptar la solución necesaria, para evitar estar perdiendo el tiempo en documentar datos que nunca utilizarás.

Es muy importante hacer una previsión de cara al futuro.

Piensa que si hoy es suficiente usar un cuaderno de papel, quizás en pocos meses tu trabajo sea mucho mayor, con lo que acabarás necesitando una aplicación.

Si ves que es muy probable que suceda esto, empieza ya a trabajar con una aplicación, y así no tendrás que teclear todos los datos anotados en cuadernos durante meses.

Suena bastante lógico, pero lo cierto es que muchas empresas dedican mucho tiempo y dinero a desarrollar hojas de cálculo muy elaboradas.

Con el tiempo, se resisten a abandonar este sistema y empezar a usar una aplicación, simplemente por no “desperdiciar” la inversión que ya han realizado.

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