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Como has visto en los capítulos anteriores, la correcta gestión del trabajo no solo te ayuda a trabajar mejor.
Es esencial para mejorar cualquier empresa, incluso puede decidir entre su éxito o su cierre.
Si tuviera que distinguir entre una buena o mala gestión, diría que:
En un taller bien gestionado la información mejora los resultados
De esta definición se extrae que no sirve de nada documentar los trabajos si no haces nada con esa información.
Tampoco es útil tener mucha información si te cuesta acceder y consultarla.
La gestión solamente es eficaz cuando realmente supone que el trabajo se hace mejor.
Qué pasa si te estás organizando mal
Piensa ahora en tu trabajo.
Cómo sería, o cómo es tu trabajo sin una buena gestión.
Correr “como pollo sin cabeza”, todo el día “apagando fuegos”.
Puede ser agotador.
Tu jefe o cliente siempre enfadado, sin saber si realmente sabes hacer tu trabajo.
Cada vez con menos confianza, y con peores resultados.
Mejor si todo está controlado
Ahora piensa en cómo es (o cómo debería ser) tu trabajo bien gestionado.
Sabes en todo momento los trabajos que hay pendientes, sus prioridades.
Tienes toda la información de lo que has hecho antes, y puedes consultarlo al instante.
Sabes qué piezas de recambio tienes, cuál es su precio, y cuándo tienes que hacer nuevos pedidos.
Puedes preparar los trabajos con antelación, agrupándolos para ejecutar varios en una sola acción.
Si alguien te pregunta algo sobre una reparación, puedes presentarle un informe completo pulsando un botón.
Tienes los historiales de todas las máquinas que has reparado, y si se repite una avería estás más preparado.
La información recopilada te ayuda a solucionar problemas que se repetían de una vez por todas.
Cada intervención planificada tiene un procedimiento elaborado, documentado y perfeccionado.
Cuando tienes que repetir una acción, consultas los pasos que ya están documentados.
Evitas improvisar, cometes menos errores y corres menos riesgos.
Así acabas el trabajo en menos tiempo, con más control, y por lo tanto con los mejores resultados.
Es tu decisión
Hasta ahora te he hablado de por qué gestionar bien, y qué diferencia hay respecto a una mala gestión.
Igual de importante es saber cómo gestionar con eficacia.
Sin las herramientas adecuadas, puedes tener muy buena voluntad pero no conseguir buenos resultados.
Si la gestión es lenta, complicada o incómoda, no se hará bien.
Una gestión bien planteada pero mal ejecutada no deja de ser una mala gestión.
Si ya tienes claro en qué punto estás y sabes lo que tienes que mejorar, es hora de ver cómo avanzar.
Para reparar necesitas buenas herramientas, para organizar tu trabajo también
Hay muchas formas de documentar y gestionar la información.
Tan solo tienes que ver las aplicaciones de gestión del tiempo y la productividad disponibles para smartphones.
Podríamos hablar de ellas durante horas.
Pero creo que lo más importante es saber lo que necesitas, antes de escoger una opción concreta.
Vamos a comentar los tipos de herramientas más comunes para gestionar los trabajos.
Agenda
Los pequeños talleres usan una agenda de papel para planificar y organizar los trabajos.
Es la opción más barata de todas, porque solo necesitas un bolígrafo, y además no tienes que recargar baterías.
De todas formas, es una opción muy peligrosa, que solo sirve si realmente las reparaciones son algo que no sucede casi nunca.
Puede que incluso te sirva para planificarte muy bien, pero cuando se han hecho muchas reparaciones, consultar la información es lento y complicado.
Si utilizas una agenda electrónica, o una aplicación similar en tu PC, tendrás algunas ventajas.
Podrás hacer búsquedas, y localizar algún dato con más facilidad.
Pero olvídate de ver información más elaborada en forma de listados filtrados, por ejemplo.
To do list (lista de tareas)
Hacer una lista de todos los trabajos pendientes es una forma sencilla y visual de planificarte.
El problema es que solo sirve para ver lo que está pendiente o en curso.
No sirve como historial, para que puedas buscar información sobre trabajos anteriores.
Algunos talleres utilizan este sistema como complemento a otros más sofisticados.
Por ejemplo, los trabajos en curso que están documentados en un sistema informático, se copian en un tablón o pizarra bien visible.
Esto ayuda a tener claro los trabajos que están en proceso o que se van a empezar inmediatamente.
Así no es necesario estar consultando constantemente.
GTD
Getting Thinks Done es un sistema muy utilizado en la productividad y planificación de tareas.
Resulta muy útil para organizar las tareas que tienes pendientes.
Mucho más eficaz que una lista de tareas, porque todo está clasificado dependiendo del tipo de acción.
Conocer este sistema es muy práctico, porque es la base de otros más complejos.
Hay gente que vive de enseñarte a usar este sistema, sobre todo su autor David Allen.
Para organizar trabajos futuros es eficaz, pero todo lo relacionado con historiales y consultas queda un poco al margen.
Yo lo veo muy útil para la organización personal, siempre que no necesites consultar demasiado los datos históricos.
Sin embargo, en las reparaciones tendrás que mirar muchas veces hacia atrás, para simples consultas o para investigaciones más complejas.
Hoja de cálculo
Una hoja de cálculo permite almacenar la información en forma de tabla, y además permite hacer búsquedas, lo que facilita mucho la consulta de datos.
También permite hacer automatizaciones sencillas como filtrar, usar listas desplegables o relacionar datos de distintas páginas.
Su principal limitación es que toda la información está junta.
Cuesta mucho leer demasiados datos en una tabla.
Recomiendo su uso prácticamente en el mismo caso que la agenda de papel.
Aunque tiene mucha más funcionalidad, los históricos son poco útiles.
Las herramientas para elaborar hojas de cálculo son muy económicas.
Por ejemplo las hojas de cálculo de Google están en la nube, dentro de Google Drive, y son gratuitas.
También hay suites ofimáticas gratuitas como Open Office.
Microsoft Excel es de pago pero está incluído en Office, que es bastante común en muchas empresas.
El error que es fácil cometer, es pensar que crear y mantener una hoja de cálculo es muy económico.
Cuanta más información hay, más funciones complejas hay que crear.
Es necesario programar macros o funciones con código VBA.
Llega un momento en el que la funcionalidad queda limitada y la información se hace inmanejable.
Cuando no hay más remedio que cambiar el sistema, todo lo que se ha creado y modificado prácticamente no sirve de nada.
Hay que volver a partir casi desde cero.
GMAO
Una aplicación de Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador elimina casi todos los inconvenientes de las anteriores soluciones.
Precisamente porque estas soluciones se crearon para eso.
Se trata de aplicaciones que te ayudan a recopilar toda la información sobre el mantenimiento, almacenándola en bases de datos.
Las bases de datos permiten relaciones y consultas muy complejas, por lo que se puede llegar a tratar la información de una forma casi ilimitada.
De esta forma, puedes consultar los trabajos en curso, los terminados, hacer listados, resúmenes, estadísticas…
Las aplicaciones suelen ser complementarias a los datos, por lo que el fabricante puede ofrecer una actualización con nuevas funciones sin tener que modificar los datos que ya tienes.
Esta opción es la que debe usar cualquier taller que necesite tener una planificación de trabajos pendientes, además de un historial.
Si además debe gestionar el material de repuesto, es prácticamente imprescindible.
Solo descartaría usar un sistema GMAO en empresas con tan pocas averías que apenas generan documentación.
En este caso, sería más fácil y rápido consultar la información en papel.
Claro que en el caso de estas empresas, no se necesitan técnicos de reparación.
Lo más normal es que deleguen todas las reparaciones a otras empresas, así que difícilmente llegues a trabajar en una de ellas.
Tienes una aplicación GMAO completa aquí mismo
Ya te he contado los tipos más importantes de herramientas de gestión.
Imagino que te has dado cuenta de que una aplicación GMAO es lo más adecuado para la mayoría de talleres de reparación.
Pues ya que estamos, aprovecho para decirte que aquí hay una aplicación GMAO que ahora mismo está ayudando a muchas empresas.
Hace años que tuve que crear una aplicación para gestionar las reparaciones en la empresa donde trabajaba.
Se trataba de una fábrica de equipos electrónicos, y el descontrol era enorme.
Cada error costaba dinero, viajes, explicaciones, malas caras, despistes que aprovechaban los más «listos»…
Me costó mucho trabajo crear un sistema eficaz, pero valió la pena.
Todo mejoró muchísimo.
No solo en mi departamento, sino en toda la empresa.
Se ahorró mucho dinero reduciendo las pérdidas ocasionadas por la falta de control y organización.
Fue tan bien que creamos una versión más sencilla para los distribuidores europeos.
Más tarde adapté esta aplicación para usarla en un departamento de mantenimiento industrial.
También costó bastante, al tener que añadir funciones como la gestión del mantenimiento preventivo, el almacén de recambios, o los pedidos a proveedores.
Por supuesto, antes de embarcarme en una aventura tan inmensa, buscaba alguna aplicación comercial que ya hiciese lo que necesitaba.
Pero no la encontraba.
Todas eran muy caras, fuera del alcance de empresas jóvenes en pleno crecimiento.
No solo por los precios de las licencias, quizás se necesitaban meses para ponerlas en marcha, o requerían contratar personal adicional dedicado exclusivamente a la gestión…
Una solución pensada para empresas como la tuya y la mía
Finalmente decidí aprovechar todo lo que había aprendido para crear una aplicación estandarizada.
Sabía que habrían otras empresas con las mismas necesidades, y yo podía ayudarles.
Hay muchas aplicaciones de este tipo, de todos los precios (desde gratuitas hasta precios inimaginables).
Pero sorprendentemente ninguna hacía lo que yo necesitaba, por lo que acerté al crear la aplicación FidesGeM.
Actualmente ya son bastantes las empresas en España y Latinoamérica que la utilizan para la gestión de sus trabajos.
Desde técnicos freelance, hasta fábricas con un tamaño y cantidad de maquinaria más que respetable.
Es la que uso diariamente para gestionar todos mis trabajos de reparación y mantenimiento.
La aplicación está pensada para autónomos y pequeñas industrias, pero no porque no sirva para otros casos.
Simplemente, en grandes empresas pueden permitirse invertir cientos de miles de euros (o dólares).
No es que derrochen el dinero, simplemente que cada pequeña mejora les supone grandes beneficios.
Con estos presupuestos, pueden conseguir que les hagan una aplicación totalmente adaptada a sus sistemas.
Ahorrar un minuto en un proceso que van a repetir miles de veces, supone miles de minutos ahorrados.
¿Quieres organizar, gestionar y controlar todos tus trabajos?
Si no tienes un buen sistema de gestión, o lo que tienes no te sirve de mucho, conocerás a FidesGeM mejor desde esta página:
Puedes descargarla y probarla durante 30 días para asegurarte de que es lo que necesitas.
Si una vez la pruebes no lo tienes claro, puedes escribirme a eugenio@fidestec.com y te ayudo a decidir si es la mejor opción para ti.
¿Quieres aprender más sobre gestión?
He preparado un curso sobre la gestión del mantenimiento y las reparaciones:
Se trata de un curso gratuito por email, donde te cuento algunas bases sobre la gestión de las reparaciones.
Son conocimientos básicos sobre los que reflexionar antes de organizar un sistema de gestión.
Te ahorrará muchos errores, pérdidas de tiempo y tener que volver atrás.
Inscríbete y recibirás las clases en vídeo directamente en tu bandeja de entrada de correo:
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