Importancia del software de gestión del mantenimiento

Esta es una publicación un poco larga, por lo que si lo prefieres, puedes verla en vídeo. Dura unos diez minutos.

Cada vez es más habitual ver aplicaciones informáticas en los departamentos de mantenimiento en la industria. Hasta no hace mucho, era habitual que las empresas apostaran por gestionar los trabajos sobre la marcha, dejando a la informática limitada a tareas administrativas como contabilidad o facturación, creyendo que así se ahorraban costes.

Sin embargo, la mentalidad ha ido cambiando gracias, en parte, a otras tecnologías como internet y los smartphones, que nos han acercado a la informática de un modo sencillo y práctico, facilitándonos resultados a necesidades concretas de forma casi instantánea.

Este cambio de mentalidad, ha hecho que prácticamente sea inconcebible el trabajo en la industria sin la gestión informatizada. Además, gracias a la reducción de precios de los equipos informáticos y a la gran variedad de productos de gestión, ya no es necesario realizar grandes inversiones de tiempo y dinero para estos fines, siendo cada vez más asequible, y recuperando antes la inversión realizada. Porque, efectivamente, se trata de una inversión, no de un gasto, al igual que el mantenimiento en si, que permite aumentar la productividad de los activos. Estos argumentos han terminado de convencer a los más escépticos, que de un modo u otro han ido adaptando sus departamentos a esta nueva realidad, y finalmente han adoptado una u otra solución basada en software para gestionar el mantenimiento de sus empresas.

Es necesario poner en evidencia un problema derivado de todo lo comentado anteriormente: cuando alguien actualiza su sistema de gestión, hay cosas que debe cambiar. Esto es así siempre. La clave está en la cantidad de cambios que se deben realizar, y en las dificultades que estos implican.

En un extremo, nos encontramos a una empresa que adquiere una aplicación cerrada, que requiere que toda la metodología del trabajo se adapte a ella. Dependiendo del tipo de empresa, y de cómo se esté trabajando hasta ese momento, la adaptación puede ser muy lenta y tediosa. Sin embargo, suele ser la opción más económica.

Por otro lado, hay empresas que no quieren cambiar su forma de trabajar, por lo que exigen que la solución informática se adapte totalmente a su metodología, así que adquieren un software hecho a medida. Esto tiene una gran ventaja, que es la facilidad para implementar el nuevo sistema, que se limita a introducir datos en el sistema alterando mínimamente los métodos de trabajo en la planta. La principal desventaja del software a medida es el alto coste y el largo tiempo de su desarrollo e implantación. Pero tiene otro inconveniente menos evidente, que en ocasiones provoca que el proyecto de informatización se complique demasiado, que es la falta de integración entre el equipo de desarrollo y el personal de la empresa. Esto provoca que no siempre se desarrolle la mejor solución para un problema concreto, ya sea porque el personal de la empresa no sabe explicar sus procedimientos, o porque el equipo de desarrollo no llega a comprender totalmente el problema a solventar, o no da con la solución más acertada.

Entre los dos extremos comentados, hay una infinidad de puntos intermedios, que permiten seleccionar un sistema que se aproxime a las necesidades concretas en cada caso. Un punto de equilibrio puede ser una aplicación mixta, que disponga de una parte rígida que imponga un sistema de trabajo estandarizado para las tareas más comunes, como la contabilidad o la gestión de stocks, y otra parte personalizada, para cubrir las necesidades específicas de cada tipo de industria o normativas aplicables, como serían las opciones dedicadas a gestión de residuos, por ejemplo. Esto aúna las ventajas de los dos sistemas, porque permite obtener un sistema personalizado con un tiempo de implementación más corto.

Todo lo comentado anteriormente es válido para cualquier tipo de empresa, pero hay que tener en cuenta la realidad del tejido económico, común en todo el mundo. Una empresa con un gran volumen de negocio, puede realizar una inversión para cualquiera de las opciones expuestas, siendo la decisión una cuestión más bien técnica. Pero en el caso de las pequeñas empresas, el protagonismo lo toman los costes de adquisición y de explotación de la aplicación. Por tanto, es preferible sacrificar funciones específicas para evitar que los costes se disparen. Y aquí hay que recalcar que los costes de explotación pueden ser superiores a los de adquisición del producto. Esto ocurre si necesitamos dedicar demasiado tiempo a la gestión, quitándoselo a los trabajos técnicos o necesitando contratar a más personal.

En este punto es cuando todo el abanico de soluciones que teníamos a nuestro alcance se reduce drásticamente. Necesitamos una solución que nos permita optimizar la gestión, pero sacrificando pocos recursos y que no nos obligue a cambiar sustancialmente los métodos de trabajo. Pocos productos consiguen estos resultados, y los que lo hacen suelen ser poco económicos, pero aun así, la inversión inicial puede compensar con creces los gastos de explotación de otras soluciones a priori más baratas.

En Fidestec, hemos buscado desarrollar una aplicación que cubra esta necesidad. La hemos bautizado como FidesGeM. Se trata de una aplicación estándar, pero que puede ser utilizada por un gran número de empresas diferentes, desde un servicio técnico independiente, hasta un departamento de mantenimiento en una empresa con varias plantas industriales. Para conseguir este resultado, lo básico era que el software fuese concebido uniendo la experiencia en distintos tipos de empresas, tanto a nivel de gestión como de operación, y la programación pensando en el usuario, es decir haciendo funciones que sean intuitivas y ágiles. Por supuesto, se han sacrificado algunas funciones avanzadas, que en la práctica apenas se utilizan, y así se ha reducido el coste y el tiempo de aprendizaje. Sin embargo, las funciones integradas son muy potentes y cualquiera las puede aprovechar, de modo que se puede tener un gran control sobre la información y aplicarla para lo que realmente interesa: hacer a la empresa más productiva.

Vamos a explicar todo lo anterior de forma gráfica. Dibujamos un cuadrante con un eje que mida el número de funciones realizadas, proporcional también al tiempo de la implantación y aprendizaje del sistema. Es decir, en la parte superior situaríamos a los sistemas que nos permiten realizar más funciones y tener mayor control de los datos, pero a la vez es más lento de implantar y aprender. Abajo encontraríamos los sistemas más sencillos y fáciles de usar, pero sin apenas funciones para tratar los datos. En el eje horizontal indicaremos el grado de personalización, situando a la izquierda los sistemas para un tipo indefinido de trabajo, y a la derecha los que estén adaptados para un tipo de empresa concreta.

En el punto 0, por así decirlo, nos encontraríamos las típicas plantillas en Excel disponibles en la red de forma gratuita. Este sería el nivel básico de automatización. Simplemente nos permite registrar
datos, pero no tendremos apenas capacidad para aprovechar esos datos más que para alguna consulta básica.

En el extremo opuesto, estarían las soluciones a medida adaptadas totalmente a la empresa. En esta zona suelen encontrarse las aplicaciones que utilizan las grandes corporaciones, habitualmente con un equipo informático propio o subcontratado, dedicado a su desarrollo y actualización a tiempo completo.

En el extremo inferior derecho, estaría una solución tipo Excel o Access, con funciones básicas, pero adaptadas a un tipo de empresa concreta, por ejemplo a un taller de mecánica del automóvil. Las empresas que utilizan esta opción son normalmente de pequeño tamaño, con poca actividad de mantenimiento o que no quieren asumir el proceso de implantación de un sistema más avanzado. Prácticamente disponen de la misma solución que en el punto 0, pero con datos algo mejor estructurados.

En el extremo superior izquierdo, encontraríamos soluciones estándar bastante avanzadas, que suelen haber sido desarrolladas a partir de una solución a medida, adaptándola para un uso general, o a partir de una aplicación estándar sencilla a la que se han ido añadiendo funciones más avanzadas.

Otra opción de la que no hemos hablado son las aplicaciones modulares. Las podríamos situar en la parte superior central de nuestro cuadrante, porque son paquetes estándar, a los que se pueden añadir módulos con funciones que no dejan de ser estándares, pero que se adaptan al tipo de empresa. Estos módulos podrían ser, por ejemplo, para integrar la contabilidad, o la gestión de residuos. Estos sistemas, en realidad, son paquetes estándar con funciones bastante avanzadas con la posibilidad de eliminar las que no se utilizan, para que el cliente no deba pagar por funciones que no usa.

Vamos a situar a FidesGeM en el cuadrante. Su posición estaría cerca de la zona central, porque se trata en realidad de un término medio entre la potencia y la facilidad de uso, y además está adaptado para distintas tipologías de empresa.

En definitiva, podemos decir que FidesGeM es una solución desarrollada por técnicos para técnicos, así que lo pueden utilizar los mismos técnicos de campo, sin necesidad de dedicar personal administrativo, por lo que su puesta en marcha es corta, porque puede utilizarse casi desde el primer día. Así, si consideramos que sus beneficios se notan en poco tiempo, y su coste de explotación es mínimo, estamos ante un sistema que se rentabiliza muy rápidamente.

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Eugenio Nieto