Cómo comprobar que realmente NO necesitas un sistema GMAO

Todos los que llevamos tiempo relacionados con el mundo del mantenimiento industrial, sabemos lo que es un GMAO.

Por si acaso, recuerdo que GMAO significa Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador.

Por lo tanto, también se puede llamar GMAC (Gestión del Mantenimiento Asistida por Computadora).

O también CMMS (en inglés Computerized Maintenance Management System).

Seguramente hay otros sinónimos o siglas que realmente vienen a decir lo mismo.

La cuestión, es que parece que un GMAO resuelve todos los problemas del mantenimiento industrial.

Pero no es así.

Un GMAO es una herramienta más en el taller.

Igual que un destornillador o un multímetro.

Cuanto más compleja es una herramienta, más funciones tiene, y más resultados podemos obtener.

Un martillo sirve para golpear.

Podemos golpear para colocar pasadores, para desmontar ejes, o muchas otras aplicaciones.

Pero en definitiva, un martillo solo sirve para golpear con fuerza sobre un objeto.

Un osciloscopio es una herramienta mucho más compleja que un martillo.

Podemos usarlo para visualizar señales.

Podemos ver la forma de onda, separar diversas señales que se encuentran mezcladas, medir sus magnitudes (tensión, frecuencia, período, tiempo de subida o bajada…).

Es una herramienta más compleja que un martillo, pero básicamente solo sirve para visualizar y medir señales eléctricas.

Ni un martillo ni un osciloscopio reparan por sí solos ninguna máquina.

Son solo herramientas que nos facilitan el trabajo, y nos permiten hacer operaciones que sin ellas serían muy complicadas.

No podríamos ver una señal sin osciloscopio, ni podríamos golpear un pasador sin un martillo (o al menos sería mucho más difícil si usáramos otra herramienta o útil improvisado).

Lo mismo sucede con un GMAO.

Es solo una herramienta que nos permite introducir datos, y convertirlos en información útil.

Esa información nos ayudará a mantener la información accesible y organizada, para que podamos consultarla rápida y fácilmente.

Con esa información podremos reparar con más eficacia, o planificar el mantenimiento preventivo.

También nos permitirá saber dónde está esa pieza de repuesto que necesitamos, la cantidad existente, y a quién debemos comprar más piezas cuando sea necesario.

Podremos saber también cuánto dinero hemos invertido en el mantenimiento de una máquina durante el último año.

Esto nos permite valorar si sería mejor comprar una máquina nueva, o si es más rentable mantener o remodelar la que ya tenemos.

Como ves, es una herramienta muy útil.

Pero un GMAO no va a reparar ninguna máquina.

Simplemente ayuda a ser más eficaz al técnico.

Como cualquier otra herramienta.

Teniendo esto bien claro, debemos ser conscientes de que no podemos ni debemos tener todas las herramientas que existen.

Desde que empecé a reparar, hace ya más de 25 años, no he dejado de ampliar mi taller con nuevas herramientas.

Creo que no tengo ninguna herramienta que no haya utilizado nunca.

Las he ido comprando a medida que las he ido necesitando.

Seguramente, si ves mi taller echarás de menos muchas herramientas que habrás visto en otros lugares.

Eso es porque cada técnico, o cada sector, necesita herramientas distintas.

Todos usamos martillos y destornilladores, pero no todos necesitamos un medidor ESR, o un extractor de rodamientos.

Si solo nos dedicamos a reparaciones eléctricas, seguramente no necesitamos herramientas para reparaciones mecánicas.

Es decir, una caja de herramientas de un mecánico será muy distinta del maletín de herramientas de un electrónico.

Hasta ahora todo lo que te estoy contando es lógico, creo que no aporto nada nuevo.

Simplemente quiero que entiendas bien lo que te voy a explicar ahora.

Vamos a ver los puntos más importantes para que puedas valorar si realmente no necesitas un sistema GMAO.

Si ya tienes un buen registro de reparaciones NO necesitas un GMAO

Cuando surge una avería nueva, seguramente ya se han hecho reparaciones similares en la misma máquina o componente.

Si cada vez que haces una intervención en un equipo lo documentas, puedes consultar el histórico de la máquina.

Así puedes saber si esa avería ha ocurrido antes, y cómo se resolvió en el pasado.

Eso te ayudará a preparar las herramientas y materiales, a desmontar partes complejas, y en definitiva aprovechar el conocimiento que ya tenías sobre esa máquina.

También te servirá para ver si esa avería es repetitiva, y valorar si puedes hacer alguna mejora que evite que se vuelva a repetir.

Incluso aunque no puedas prevenirla, sí que puedes hacer que la pieza que se está dañando tenga una vida más larga, ahorrando tiempos de parada.

Puedes decidir aplicar técnicas predictivas o preventivas, para evitar paradas imprevistas.

Toda esta información simplemente teniendo bien documentada la información sobre reparaciones anteriores.

Aunque hay un problema que a veces no tenemos en cuenta cuando empezamos, y nos provoca muchos inconvenientes al cabo del tiempo.

El acceso a esta información debe ser muy ágil.

Debemos tener estos datos muy bien estructurados, y tanto el registro como la consulta debe poder hacerse muy rápido.

Si no es así, lo que sucederá es que no usaremos esta herramienta, y todo el trabajo de documentación será tiempo perdido.

Por eso, si ya tienes un sistema donde documentas todas tus reparaciones de forma rápida, ágil y organizada, no necesitas un GMAO.

Si en todo momento sabes lo que se ha hecho a una máquina en el pasado, qué materiales has usado, cuánto tiempo has tardado, qué personas han intervenido…

También si tienes claro qué trabajos están pendientes o en proceso, en qué estado se encuentran, cuáles son prioritarios y cuáles no…

Si no se quedan trabajos por hacer porque estaban apuntados «no se sabe dónde», o simplemente los habías olvidado…

En estos casos, tú no necesitas un GMAO.

Si tienes tu almacén de recambios perfectamente controlado NO necesitas un GMAO

Todo taller de reparación o mantenimiento necesita piezas de recambio.

Aunque tengas un stock cero, es decir que no almacenas esas piezas en tu taller.

Para reparar necesitas repuestos, aunque no sea siempre.

En muchos casos solo necesitas algunas piezas básicas, como tornillería, o consumibles, como aceite lubricante.

Por ejemplo en un taller de reparación del automóvil.

Es difícil tener un almacén con todas las piezas de todos los modelos.

Lo normal es tener un proveedor que te suministre las piezas rápidamente.

Aún así, debes tener cierto control sobre las piezas que has comprado o vas a necesitar comprar en el futuro.

Debes saber qué material está pedido, y en qué situación se encuentra cada uno de esos pedidos.

No quieres que se quede una factura por pagar, o que se pueda pagar dos veces por no tenerlo todo controlado.

Lo normal es tener un stock de material de repuesto.

En una fábrica que trabaja los fines de semana, no puedes hacer un pedido el sábado por la noche y recibirlo el domingo por la mañana.

Siempre necesitarás tener un stock mínimo para evitar paradas innecesarias por falta de material.

Este stock debe estar muy bien organizado, porque cada parada imprevista supone pérdidas, o un coste de oportunidad para la empresa.

Además, este stock no debe ser excesivo, para evitar tener material inmovilizado durante meses o años sin necesidad, lo que supone tener un dinero parado en una estantería, que se podría invertir en algo más rentable.

Si sabes que nunca te va a faltar o sobrar un material, y que lo encontrarás rápidamente cuando lo necesites, no necesitas un GMAO.

Si tienes el control de cuánto has gastado en compras de material para mantener una máquina durante el último año, no necesitas un GMAO.

Si tienes perfectamente documentado cuándo usaste una pieza concreta, en qué reparación, a quién se la compraste, y cuánto te costó, no necesitas un GMAO.

Si tu mantenimiento planificado funciona perfectamente NO necesitas un GMAO

La mayoría de máquinas necesitan un mantenimiento programado.

Ya sean tareas de limpieza, sustituir piezas con desgaste, o simplemente comprobar que todo está bien.

Estas tareas se suelen programar para ejecutarlas las veces necesarias, buscando un compromiso entre tiempo y rentabilidad.

Es decir, no se deben hacer si no es necesario, ni se pueden retrasar para que no se produzcan averías inesperadas.

Crear estos procedimientos y programarlos adecuadamente suele ser laborioso.

Hay que medir muchas variables, asignar períodos, decidir estrategias, y todo esto requiere ir adaptando el sistema.

Quizás una máquina se avería constantemente por no realizar un correcto mantenimiento preventivo.

Que se averíe una vez al mes no significa que haya que cambiar la pieza que provoca la avería cada veinticinco días.

Quizás, al hacer tareas preventivas, limpiezas y engrases periódicos, en vez de averiarse cada mes aguante unos tres meses.

Esto significa que las revisiones se pueden prolongar a 60 o 75 días, ahorrando ocho o diez intervenciones al año.

Estos reajustes, cuando conocemos muy bien un sistema, se convierten en una especie de arte.

Aunque lo ideal es basarnos en datos medidos, para tomar decisiones más acertadas y precisas.

Si tú eres capaz de organizar el mantenimiento programado con total acierto, no necesitas un GMAO.

Si no se quedan tareas sin realizar, o no se retrasan injustificadamente, no necesitas un GMAO.

Si no trabajas bajo un sistema de calidad (como ISO o IFS) que te obligue a documentar cuándo y quién ha realizado cada acción programada, no necesitas un GMAO.

Si puedes saber en cada momento lo que se ha hecho o lo que no, sin necesidad de consultar un montón de papeles, no necesitas un GMAO.

O quizás SÍ que necesitas un GMAO

Te he mostrado solo algunos ejemplos de la utilidad de un GMAO.

Si en todos los puntos has visto que ya tienes las herramientas necesarias, entonces no necesitas adquirir un nuevo sistema GMAO, simplemente porque ya tienes algo muy parecido.

Un GMAO no tiene por qué ser una aplicación específica.

Puede ser un conjunto de tablas de Excel, o papeles, pizarras, o cualquier otro soporte.

Lo importante es que el sistema funcione con eficacia.

Tenerlo todo en una aplicación permite que todo esté mucho mejor organizado, que los datos estén relacionados, ahorrándote tener que escribir lo mismo varias veces en varios lugares distintos, y un montón de ventajas más.

Y hablando de herramientas, igual que puedes comprar cientos de modelos distintos de martillo, también puedes encontrar cientos de tipos de GMAO.

Todo depende de lo que necesites en tu trabajo.

No es lo mismo una empresa de suministro de agua, con miles de clientes, decenas de técnicos en la calle, call centers, talleres y oficinas, que un pequeño taller de mantenimiento en una fábrica.

Lo ideal es tener una herramienta a la que vas a sacar el máximo partido, sin dedicar semanas a formarte, ni contratar a más personal para poder gestionar esos datos.

Si te interesa el tema, publicaré más artículos explicando cómo puedes gestionar mejor tu trabajo.

Hasta entonces, si buscas una aplicación GMAO, puedes probar la demo de Zafirplan, la aplicación creada por Fidestec que te ayuda a gestionar el mantenimiento en talleres, fábricas y edificios.

Ahora te toca a ti.

Deja tu comentario para contarme:

• ¿Cómo gestionas tu trabajo?
• ¿Crees que necesitas un sistema más avanzado?
• ¿De qué te gustaría que hablase en futuros artículos, relacionados con este tema?

Espero leerte aquí debajo.