A la hora de ponernos a crear un sistema de almacenaje para organizar nuestras piezas de recambio, hay demasiadas posibilidades.
Si nunca hemos organizado un almacén, podemos meternos en un jardín que nos complique mucho el trabajo.
Una de las ideas que pueden venirnos rápidamente a la cabeza es la de clasificar los repuestos por familias.
Pensamos en el almacén de recambios como un lugar físico, con estantes, cajones, divisiones, y nos preocupa cómo vamos a colocar todas las piezas.
Lo fácil es pensar que todos los componentes de un tipo deberán estar agrupados en la misma ubicación.
Por eso también les damos nombres agrupándolos por familias.
Por ejemplo, componentes electrónicos pasivos, tornillería, material de fontanería, mecánica, electricidad, etc.
Dependiendo del tipo de almacén, el nombre que demos a las familias puede ser muy distinto.
Este tipo de clasificaciones puede sernos útil, siempre que no se utilice jerárquicamente.
Cuando hablamos de una estructura jerárquica, nos referimos a un esquema ramificado, como un árbol genealógico, o una estructura de subcarpetas.
Como en cualquier jerarquía, la organización no es flexible
El problema es que en una estructura jerárquica, cada componente solo puede formar parte de una familia.
En el mundo real, podemos usar una pieza en entornos distintos, o con distintas aplicaciones.
Por ejemplo, un racor de fontanería se puede usar para instalaciones o sistemas de aire comprimido, incluso para instalaciones oleohidráulicas, si está dimensionado para esa presión.
Por lo tanto, puede ser que no llegue a encontrar una pieza aunque realmente sí la tenga, simplemente porque estoy buscando dentro de la familia equivocada.
Otro ejemplo sería el de una junta tórica.
¿Es un componente mecánico, neumático, hidráulico…?
Creo que queda claro que una estructura jerarquizada por familias puede ser un bloqueo a la hora de organizar todos nuestros recambios.
Sí que podría tener sentido en un entorno de trabajo con pocas piezas, pero en el caso de un taller más genérico, como el caso del mantenimiento industrial, hay que tener muy en cuenta todo esto.
Es cierto que en algunos casos nos puede interesar filtrar o clasificar por familias, pero sin que esto suponga una organización jerárquica rígida.
Para esto, la solución que más me gusta para organizar recambios es el uso de etiquetas.
Una misma pieza de recambio, o cualquier producto, puede estar asociado a distintas familias.
Siguiendo el ejemplo anterior de un racor, podríamos etiquetarlo simultáneamente como un producto de fontanería, neumática e hidráulica.
Si filtrásemos todo el listado de piezas de repuesto, podríamos decir que solo aparezcan las de fontanería, con lo que encontraríamos el racor, igual que si filtrásemos para visualizar solamente las piezas de neumática.
El componente, físicamente solo estaría en una ubicación.
No necesitaríamos tener un racor de fontanería, otro de neumática, y otro de hidráulica, si la misma pieza sirve para los tres casos.
Ubicaciones físicas por familias
Otro problema sería dónde colocar físicamente nuestro racor.
Si tenemos una estantería para piezas de neumática y otra para componentes de fontanería, será difícil decidir cuál es el lugar correcto para piezas comunes.
Esto es lo más fácil de resolver, porque en la práctica, cuando tenemos un taller grande con muchas piezas, nos vemos obligados a tener un sistema informático donde hacer las consultas.
Por lo tanto, si voy a mirar en mi ordenador o tablet dónde está el racor que busco, no importa dónde se almacene físicamente.
Veré en pantalla dónde debo ir a buscarlo.
Por lo tanto, el orden debe estar en la base de datos que me ayuda a organizar mis piezas de repuesto.
En el almacén, solo debo preocuparme que todo esté exactamente donde dice mi ordenador.
Si el cajón de rodamientos se queda pequeño, y de repente debo almacenar un rodamiento enorme que no cabe dentro, no me importa lo más mínimo.
Lo coloco en cualquier otra ubicación, y me aseguro de que en el ordenador tengo este dato correctamente guardado.
Puede parecer que el almacén no está organizado porque se ven elementos de familias distintas sin agrupar.
Pero en realidad no hay ningún problema.
Si quisiera tener todo ordenado físicamente por familias, necesitaría dejar muchos huecos libres para cuando surja la necesidad de añadir nuevos productos.
En caso contrario, deberé reordenarlo todo si un cajón se queda pequeño y los contiguos ya están ocupados con otros productos.
Esto supone pérdidas de tiempo y espacio, que lógicamente tienen un coste económico.
También hay que tener en cuenta lo desmotivador que es tener que mover todo el material de una ubicación a otra, y volver a documentar todo para que nuestra base de datos esté correctamente actualizada.
Por lo tanto, quédate con la idea de que la prioridad es tener perfectamente organizados los datos y adaptar el almacén físico a ellos, y no seguir el proceso contrario, que es lo que suele pasar en realidad.
¿Cómo lo haces tú?
Esta es mi forma de gestionar el almacén de recambios, y es un tema al que he dado muchas vueltas, sobre todo cuando creé la aplicación GMAO FidesGeM.
Cuando creas una herramienta informática, aunque solo sea una tabla en Excel, debes cuidar muy bien la estructura desde el principio, porque condicionará tu forma de trabajar y te facilitará o entorpecerá el trabajo.
El movimiento de material es un tipo de tarea que se repite constantemente.
Por lo tanto, cada minuto ahorrado o desperdiciado tendrá un impacto proporcional a la cantidad de movimientos.
Es decir, si sacas mil piezas del almacén durante un año, ahorrar un minuto cada vez te supondrá haber ahorrado mil minutos en total.
Por eso siempre es mejor pensar dos veces para trabajar solo una.
¿Cómo organizas tus piezas de repuesto?
¿Lo tienes todo correctamente inventariado y gestionado, o tienes que mirar en el almacén para saber lo que hay o lo que falta?
Déjame tu comentario, y así aprenderemos todos.
Rbarroso dice
Como he leído por ahí, y estoy de acuerdo, es la mejor forma de organizar un almacén, lo desesperante del caso es cuando somos varios los que manipulamos el almacén y cada uno va a su bola, es decir, que aunque pongas las normas de que si cambias algo de lugar, después hay que dejarlo grabado en el sistema para que cuando alguien lo busque, rápidamente lo encuentre, pues no había forma, el sistema decía una cosa y por supuesto no decía donde estaba, búscate la vida, con lo cual, un caos un día si, y otro también, pero como dice Eugenio, me parece la mejor forma de organizar un almacén, he visto en algunas farmacias un robot que tu le das los medicamentos y el sistema se encarga de guardarlo, eso si que es un caos, pero un caos organizado, solo le tienes que pedir la referencia, en este caso, el medicamento y rápidamente el brazo robótico se desplaza hasta donde hay esa referencia, lo coge y lo sirve, me quedo hipnotizado viendo esas máquinas.
Y cuando están ociosos, de eso nada, se encargan de cambiar los medicamentos de lugar y encajarlos por tamaños o agrupar mas de uno en los espacios colindantes, vamos, una pasada, por supuesto, ahí no entra el ser humano, que me hubiera gustado tener algo así los 10 años que me pegué en el almacén de locos….
Víctor dice
Pero por ejemplo verías mal por familia en componentes eléctricos, contactores, relés, sensores inductivos, capacitivos; o en mecánica con piñones, juntas?
VICENTE FRIAS VELADO dice
El orden en un almacén comienza en el diseño de la estructura de las referencias. He visto artículos con guiones, barra media, barra baja, puntos, espacios etc. y se trataba del mismo artículo repetido pero que la base de datos no identifica con la pieza que buscamos. El stock inmovilizado es la pieza quizá más importante dentro de una organización; podemos saber nuestra inversión, la rotación y adaptar las comprar a posibles ofertas por volumen. La costumbre de ir a los cajones de las estanterías debería pasar primero por la base de datos del ordenador. Todos los apuntes que podamos incluir en la denominación o características de una pieza serán fundamentales para búsquedas futuras.
Jose luis dice
Buen articulo, yo personalmente lo tengo organizado en estanterías con cajones de plástico y etiquetados.
juan dice
Hola Eugenio.
El comentario es fabuloso, yo lo tengo todo clasificado en muebles de plástico con cajones y pegatinas con la referencia de cada articulo, ahora quiero pasarlo al ordenador y hacer un listado para saber en cada momento de que material dispongo.
Josemario Castro Tirado dice
Hola buenas noches,
Yo era mas de organizarlo todo físicamente, pero al leerle a Eugenio, me doy cuenta que la manera en la que el lo hace es mucho más práctica, rápida, ahorras espacio y tiempo.
Gracias por el artículo Eugenio.
Saludos desde México
Rafael Barroso dice
Estoy totalmente de acuerdo contigo, lo que pasa es que se necesita también un esfuerzo importante para tener todo organizado de tal forma que coincida lo que dice la base de datos con lo que físicamente hay.
Como he dicho antes, es así como se debe tener, pero, personalmente me pasa, tenerlo en la práctica, que difícil es.
José Antonio dice
Buenas.
Es una muy buena forma de tener todo localizado. De todas formas siempre tendrá que haber divisiones dentro del orden. Por ejemplo, gaveta principal,subgaveta principal,etc
alonso alba dice
Es asi como hay que organizarlo todo.