En cualquier taller de reparación o mantenimiento acumulamos piezas de recambio (repuestos, refacciones, o como queramos llamarlos).
En poco tiempo almacenamos una gran cantidad de repuestos.
A la hora de realizar una intervención, debemos saber qué tenemos y dónde lo tenemos.
Para eso hacemos una gestión de nuestro almacén.
Puede que simplemente tengamos las piezas bien ordenadas, agrupadas y colocadas en un lugar fácil de encontrar.
En este caso, todo se va haciendo más difícil según crece nuestro pequeño almacén.
Que un almacén de recambios sea grande o pequeño, no siempre depende del espacio que ocupa físicamente.
En electrónica, por ejemplo, podemos tener miles de componentes distintos dentro de un solo maletín.
Como te contaba en un artículo anterior, no suele ser buena idea organizar tus recambios por familias.
Así que lo ideal es tener todo documentado de forma que puedas hacer búsquedas y filtros.
Lo más cómodo, o al menos eso nos parece al principio, es usar una hoja de cálculo, tipo Excel, Calc o Google Sheets.
Si ya has creado tu propia tabla para gestionar tus recambios, seguramente ya te has dado cuenta de sus limitaciones.
¿Qué pasa si queremos tener el mismo elemento almacenado en dos sitios distintos?
Es normal almacenar varias unidades del mismo producto en distintas ubicaciones.
No hace falta pensar en grandes empresas con muchos almacenes.
Por ejemplo, yo he tenido una maleta en mi furgoneta donde llevaba un pequeño surtido de componentes electrónicos.
Necesitaba saber lo que tenía, y dónde lo tenía, para evitar pérdidas de tiempo buscando o comprando componentes que ya tenía.
Con una hoja de cálculo, esto se complica.
Pero hay algo más, que es lo que te quiero contar hoy.
Cuando ya llevas tiempo con un taller de reparación o mantenimiento, pierdes la noción de todo el material que se mueve.
No sabes lo que está pedido, lo que se ha gastado, y mucho menos cuando lo has hecho.
Trazabilidad en el almacén de recambios
Si has trabajado con sistemas de calidad, sabes bien lo que es la trazabilidad.
Si no, basta con entender que es poder trazar el camino exacto que ha seguido un producto.
En el mantenimiento, la trazabilidad también es muy importante.
Puedes encontrarte que una pieza se está dañando mucho antes de lo habitual, pero no sabes por qué.
Es difícil comprobar si has comprado un lote de piezas defectuosas si has mezclado materiales de distintos pedidos.
Tampoco sabes a quién puedes reclamar si no estás seguro de a quién compraste ese lote.
¿No sería perfecto poder saber por dónde ha pasado una pieza desde que la compras hasta que deja de funcionar?
Puedes saber a quién se la has comprado, en qué fecha, dónde está su albarán y factura, dónde la has almacenado, qué día la has usado, para qué, en qué máquina la has montado, quiénes han intervenido en su manipulación, y algunos detalles más.
Si algún día te fallan varias piezas iguales de forma anormal, puedes saber lo que tienen en común.
Esto facilita muchísimo el diagnóstico en averías repetitivas.
También te ayuda a argumentar una reclamación al proveedor.
Piensa dos veces para trabajar solo una
A veces nos complicamos excesivamente a la hora de registrar la trazabilidad de una pieza de recambio.
Si tenemos un sistema de gestión primitivo, basado en hojas de papel o tablas Excel, estaremos obligados a anotar los mismos datos varias veces en distintos documentos.
Esto es molesto, pero hay muchas más consecuencias.
Anotar el mismo dato tres veces triplica el tiempo que necesitas, y aumenta el riesgo de que te equivoques.
También es fácil que se quede sin apuntar.
La realidad es que esto pasa a diario.
No tienes el ordenador cerca, o tienes que desplazarte para anotar el mismo dato en lugares distintos, o simplemente te interrumpen cuando estás registrando una acción.
A mí me ha pasado muchas veces, y me sigue pasando cuando trabajo con un sistema que no es el mío.
Esto es especialmente habitual en el caso de los técnicos de mantenimiento industrial.
Estás con el ordenador, te avisan de que justo ahora hay una máquina mostrando un fallo que debes ver in situ para facilitar el diagnóstico, así que vas inmediatamente.
Mientras estás con la avería te suena el teléfono, y después tienes planificada una tarea que no puedes posponer.
Cuando vuelves al ordenador, han pasado tantas cosas por tu cabeza que no recuerdas ni lo que estabas haciendo.
¿Te suena esta situación?
Las soluciones más simples son las más eficaces
La solución es muy sencilla, y como hemos visto evita un montón de problemas.
Simplemente se trata de anotar los datos una sola vez, y que un sistema automatizado se encargue de enlazarlos con todo lo demás.
Un paso intermedio es usar bases de datos, donde puedes relacionar las distintas tablas.
Lo ideal, sin embargo, es usar una aplicación GMAO (gestión del mantenimiento asistida por ordenador), o CMMS (por sus siglas en inglés).
Este tipo de aplicaciones está pensado para que el personal de mantenimiento introduzca los datos de forma rápida e intuitiva, y toda la parte compleja, como sumar o restar stocks, se hace automáticamente.
Algunas aplicaciones automatizan tareas más complejas.
Por ejemplo, en FidesGeM, al rellenar una orden de trabajo (OT) puedes decir qué material has utilizado, indicando que lo estás sacando del almacén.
Automáticamente, la aplicación rebajará el stock, pero además dejará un registro del movimiento.
Este registro incluye la fecha, el tipo de movimiento, de qué ubicación del almacén hemos sacado la pieza, en qué número de OT ha sido usado, y el número de lote o serie del recambio.
De esta forma, siempre podrás consultar dónde has usado una pieza de repuesto.
Esto también te puede servir para definir el stock mínimo en el almacén.
Hay muchas más posibilidades y situaciones donde hacer el seguimiento de los movimientos puede ayudarte.
Por ejemplo en la investigación de accidentes laborales.
Hay accidentes donde una máquina ha podido comportarse de forma imprevista, a causa de una pieza dañada.
En algunos casos puede incluso requerirse judicialmente que se justifique si ese material cumplía las condiciones impuestas por la ley.
Gracias a la trazabilidad, puedes seguir los movimientos de ese material, hasta conocer su fabricante, referencia, o datos identificativos vinculados a sus fichas de seguridad, certificado CE, etc.
Cómo conocer el lote de un producto sin etiquetado
Muchos productos tienen placa de características, pero otros no la tienen, o pueden hacerse borrado.
Con un simple rotulador de pintura, o un minitaladro con punta de grabado, podemos anotar el número de lote sobre la pieza.
Estos son como los que uso yo:
Así estará siempre controlada, y tendremos el conocimiento que nos permita tener la pieza bajo control.
¿Te das cuenta de la enorme importancia que tiene controlar los movimientos de nuestras piezas de recambio?
Casi todo el trabajo se hace de forma automática si usamos la herramienta adecuada, y como hemos visto los resultados son muy distintos.
¿Qué opinas sobre este tema?
¿Estás teniendo en cuenta el control de movimientos de tus piezas de repuesto?
¿Ha cambiado tu forma de verlo después de leer este artículo?
Me encantará leer tu comentario aquí debajo.
Ricardo dice
Saludos, me identifico totalmente con lo que comentas de que a veces estas haciendo algún registro y tienes que interrumpirlo porque ya tienes otras 3 tareas pendientes que hacer en ese momento. Sin embargo, lo que no entendí es ¿Cuál es la diferencia entre hacer el registro por ejemplo en una hoja de calculo y hacerla en un GMAO?. Entiendo que por ejemplo la GMAO pues es algo más automatizado, pero ¿Qué alternativas tendríamos? Por ejemplo, en la anterior empresa donde estaba laborando los registros de mantenimiento y solicitudes de refacciones se hacían mediante una aplicación en el móvil. De esta manera los supervisores podían saber que materiales necesitaban los técnicos de su equipo. También en mi caso, en la empresa donde trabajo actualmente he tenido que hacer uso de la programación en VBA a través de Macros en Excel para realizar ciertos registros de una manera más rápida. Pero concuerdo en que nunca será lo mismo que un GMAO; el problemas más que nada es cuando la empresa donde estas considera que un GMAO es un «gasto» innecesario y no una inversión. ¿Qué hacer en estos casos? ¿Qué alternativas se pueden tener?