Plantilla formulario de alta para un nuevo activo

Cuando trabajamos con maquinaria industrial, es necesario registrar las características de cada máquina e instalación.

Utilizando una plantilla, podrás recopilar los datos esenciales sobre los activos que serán objeto del mantenimiento.

Si utilizas un software de gestión del mantenimiento (GMAO) o simplemente quieres documentar las características de cada activo de tu cliente, una plantilla te facilitará el trabajo y te evitará pasar por alto algún dato importante.

Qué es un activo

Cuando hablamos de mantenimiento industrial, no podemos referirnos solamente a las máquinas de elaboración del producto.

Cualquier instalación puede ser objeto del mantenimiento: instalación eléctrica, red de aire comprimido, suministro de agua corriente, etc.

También es habitual incluir vehículos, como carretillas elevadoras, camiones de reparto…

Por eso resulta más apropiado usar el término activo.

Se trata de un término ambiguo, que según en qué ámbito podría tener otro significado. Por ejemplo, un vehículo de alquiler no sería un activo propiamente dicho, pero si realizamos acciones de mantenimiento en él, como cambios de aceite o revisiones, deberemos considerarlo como tal, para facilitar la gestión.

En las grandes empresas se asignan distintas jerarquías a los activos. Un activo puede formar parte de otro. Es decir, una envasadora puede formar parte de una línea de producción. En tal caso, podríamos considerar un activo a la envasadora, o a la línea completa. En algunos casos será necesario intercambiar los roles, de modo que podemos realizar una acción sobre la línea completa, o únicamente sobre la envasadora.

En la pequeña industria no suele ser necesario utilizar esta jerarquía, al no ser habitual encontrarnos con grandes líneas de producción, y puede recurrirse a «trucos» para gestionar casos puntuales.

Bastaría con modificar la denominación de una máquina con una referencia a la línea:

[L2] Envasadora termoselladora continua

De este modo sabríamos que se trata de una máquina que pertenece a la línea número 2.

Hay situaciones que generan dudas sobre cómo delimitar un activo. Por ejemplo, en una nave con varias cámaras frigoríficas, la batería de condensadores y la instalación de gas frigorífico son comunes, mientras que cada cámara puede tener un cuadro eléctrico propio, así como sus partes físicas (puertas, paredes, estanterías…). En este caso, yo defino cada cámara como un activo, en el que incluyo todos sus elementos interiores, y los elementos exteriores los unifico en un solo activo que suelo llamar «instalación general frigorífica».

En otros casos puede ser necesario usar otro sistema, por lo que debemos analizar qué formato es el más adecuado.

Por qué numerar las máquinas

En algunas ocasiones resulta muy conveniente asignar un código a cada máquina.

Imagina una fábrica con varias líneas idénticas. Tendremos varias máquinas con la misma marca y modelo. En algunos casos es posible que lleguen a intercambiarse.

Cada máquina debe tener un número de serie que no pueda ser borrado fácilmente. Sin embargo, este número puede ser muy pequeño o no ser fácilmente accesible.

Colocando una etiqueta con un número de máquina bien visible, conseguiremos acostumbrarnos a llamarla por ese número. Así agilizaremos la comunicación, porque cualquiera sabrá exactamente a qué máquina nos estamos refiriendo.

Se puede usar la mnemotecnia para asignar un código a cada máquina. En el ejemplo del apartado anterior, podríamos llamar a la envasadora 0204, sabiendo que los dos primeros dígitos corresponderían a la línea, y los dos siguientes a la posición dentro de la línea. Este caso no resultaría útil si las máquinas se intercambiasen continuamente.

Hay opciones más complejas, como asignar un significado a cada dígito, como por ejemplo E04. El primer dígito indicaría el tipo de máquina (E de envasadora), y el segundo sería único. Este sistema puede ser más complicado, aunque si hay muchas máquinas del mismo tipo resultaría bastante ágil.

Es muy habitual que en una fábrica se llame a las máquinas por su marca y modelo. Esto dificulta el aprendizaje del personal nuevo, y complica el trabajo cuando intervienen varias empresas en el mantenimiento.

A la hora de poner nombres, puede ser práctico imaginar cómo identificaríamos una máquina telefónicamente. Por ejemplo, imagina que hablas con un frigorista por teléfono, y le dices que te falla la cámara de los quesos, que él ya ha reparado en varias ocasiones, que es la segunda del lado derecho del pasillo, ajustada a 2ºC, y que la pared del fondo es de color azul. Seguramente él le llame de otra forma y tenga anotadas sus intervenciones con otras referencias. Sin embargo, si esa cámara tiene un número 4 en la puerta, solo tendrás que decirle que es la cámara 4, y él habrá anotado los datos con esta misma referencia, pudiendo buscar rápidamente los datos de intervenciones anteriores.

Si sabemos cómo puede mejorar el mantenimiento preventivo si recopilamos los datos de cada reparación, es evidente que necesitamos usar referencias únicas para cada activo.

Cómo analizar los riesgos de un activo

Cada activo tiene unos riesgos asociados. Por ejemplo, en una instalación de gas existe un riesgo de accidentes graves, en caso de rotura de algún conducto.

Algunos activos tienen una gran importancia operativa, puesto que su parada supone la pérdida de toda la producción de la planta, como sería el caso de un centro de transformación o un compresor de aire centralizado.

También hay que tener en cuenta si se puede sustituir la función de un activo. Por ejemplo, si se avería una envasadora y tenemos otra disponible, el riesgo para la producción es mínimo, porque solamente se detendrá mientras se intercambian las máquinas.

Otras consecuencias que no se suelen tener en cuenta son las relacionadas con el consumo energético. Un ejemplo serían las fugas en la instalación de aire comprimido. Éstas obligan al compresor a trabajar más horas, aumentando su desgaste y consumiendo energía innecesaria.

Es importante analizar los riesgos de cada activo, porque nos ayudará a tomar decisiones en caso de avería, dando prioridad a las máquinas que impliquen un riesgo mayor, y también a la hora de elaborar el plan de mantenimiento preventivo, prestando más atención a los equipos más críticos.

Para elaborar un programa de mantenimiento preventivo eficaz debemos asignar unos intervalos realistas, y el análisis de riesgos ayudará muchísimo.

Hay que tener en cuenta que debe quedar una cierta flexibilidad a la hora de definir los riesgos en cada avería. Aunque una máquina tenga unos riesgos asociados, cada avería es distinta, y sus riesgos pueden ser distintos. Por eso debe realizarse un nuevo análisis de riesgos en cada avería.

Teniendo definidos los riesgos propios de la máquina, ya tendremos unos datos predeterminados, que solo tendremos que modificar si se da una situación que implique algún riesgo distinto.

Plantilla descargable

Yo utilizo una plantilla para recopilar la información de cada activo, que más tarde introduzco en la aplicación FidesGeM.

La ventaja de usar un formulario para recoger los datos es que no olvidamos la información esencial. El mismo documento sirve como check list (lista de verificación) y nos indica los pasos que debemos seguir.

En mi caso, anoto los datos de la placa de características de la máquina, busco los datos relativos al mantenimiento en el manual del fabricante, hablo con el cliente para analizar los riesgos, y pregunto sobre las averías más comunes.

Parecen acciones sencillas, pero si se hacen correctamente son una herramienta muy potente para mejorar el sistema de mantenimiento.

Para que te sea más fácil, he compartido mi plantilla para que puedas descargarla y personalizarla, tanto con el diseño de tu marca, como añadiendo los campos específicos que necesites.

La descarga es gratuita, así que espero que compartas este artículo en tus redes sociales para llegar a muchos técnicos y que también puedan mejorar en su trabajo.

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Eugenio Nieto