Rellenar la OT antes / después / durante la intervención

Si me sigues desde hace tiempo, sabrás que me encanta usar órdenes de trabajo (OT) en todas las reparaciones.

Al principio me parecía una pérdida de tiempo, y solo buscaba la forma de ahorrarme trabajo.

Poco a poco, cuando fui utilizándolas no solo como un diario personal, sino entregando las OT a los clientes, me fui dando cuenta de su importancia.

Desde hace algunos años, no reparo nada sin redactar una orden de trabajo.

Puedo parecerte algo maniático, pero los resultados han demostrado merecer el tiempo y esfuerzo dedicado.

Cuando llevas tiempo reparando, es habitual reencontrarte con un equipo que ya habías manipulado antes.

En ese momento, la información recopilada es crucial.

Puedes saber fácilmente si es la primera vez que se produce esta avería concreta, o se trata de una repetición del fallo anterior.

La forma de reparar es muy distinta en cada caso.

Si no eres consciente de que una avería es repetitiva, vas a tropezar continuamente con la misma piedra.

Además, si se trata del equipo de un cliente, vas a perder reputación si no das una solución definitiva tras varios intentos.

Hay muchos más casos donde la OT cobra importancia, estos son solo algunos ejemplos:

• Reclamaciones de clientes
• Conocimientos para averías similares en otros equipos
• Como prueba pericial (incluso en un juzgado)
• Para transmitir la información al cliente o un superior
• Contabilizar el tiempo invertido en cada reparación
• Entregar documentación al cliente, mejorando nuestra imagen

Creo que queda claro la importancia de rellenar una OT.

Cuándo rellenar la orden de trabajo

A la hora de reparar, sobre todo en ciertos sectores, poner al equipo averiado en funcionamiento lo antes posible puede ser crucial.

En la industria, cada minuto de parada supone pérdidas económicas.

Por eso, hay que organizar bien el trabajo y centrarse en las acciones que acortan este tiempo.

Rellenar una OT parece algo secundario, y en muchos casos se descarta totalmente.

Yo tengo mi propio truco.

Siempre llevo un talonario de órdenes de trabajo en tamaño DIN-A5 en mi caja de herramientas.

Mientras estoy reparando, tomo notas de lo que sé que seguramente olvidaré en poco tiempo.

Por ejemplo, la hora a la que empiezo y termino una reparación.

También los materiales utilizados, y una breve nota de cada paso.

Es decir que uso este papel para tomar apuntes, sin perder tiempo en redactar.

Solo me lleva unos segundos tener los datos importantes documentados.

Al terminar la reparación, paso la OT a la aplicación de gestión, en mi caso uso FidesGeM.

Ahí es donde redacto con más tiempo todos los textos que serán útiles en el futuro.

Como siempre digo, lo hago pensando en que lo entiendan otras personas.

Así que ya no solo se trata de apuntes para mí mismo, sino que redacto un texto, que aunque es breve, deja claro lo que se ha hecho.

Este sistema me funciona de maravilla.

Qué es lo ideal

Aunque en mi caso esta forma de trabajar sea muy eficaz, no siempre es así.

Debemos partir del procedimiento óptimo, y adaptarlo solamente si es necesario.

Es decir, primero aprender las normas, para después saltárnoslas, solamente si está justificado.

Lo primero que hay que hacer, antes de intervenir en cualquier avería, es crear la orden de trabajo.

De hecho, se llama orden de trabajo, porque es una petición (una orden) solicitando un trabajo.

Por eso en algunos sectores se llama «solicitud de intervención», o nombres similares.

Al crear el documento con antelación a los trabajos, se puede plantear y planificar qué herramientas necesitaremos, o qué pasos debemos dar.

A veces, antes de reparar una máquina hay que coordinarse con otros departamentos´.

Otras veces necesitamos autorización previa antes de intervenir.

O simplemente necesitaremos un material sin el que no se puede realizar la tarea.

Si nos ponemos a desmontar la máquina sin hacer este trabajo previo, podemos complicarlo todo.

Otro detalle importante, es que al tener todas las OT creadas previamente, nos ayuda a planificar y priorizar los trabajos.

Si tenemos cuatro tareas que realizar, seguramente tendrán distinta importancia y distinta urgencia.

Deberemos ordenarlas por prioridades.

Así haremos los trabajos críticos antes que los estéticos, por ejemplo, mejorando los resultados y minimizando riesgos.

Trabaja y documenta a la vez

No solo es importante crear la OT antes de intervenir.

También es muy necesario ir rellenándola mientras hacemos los trabajos.

Quizás montas una pieza en la máquina, y una vez colocada ya no puedes ver sus datos, como el modelo o número de serie.

O simplemente, si no anotas que has utilizado ese material, simplemente te olvides y no quede constancia en ninguna otra parte.

Por eso es importante ir anotando cada paso, aunque solo sea un apunte como hago yo.

Otro motivo es detallar el orden de cada paso.

Quizás recuerdes lo que has hecho, pero no el orden en el que has ido avanzando.

Al ir tomando notas continuamente evitas este problema.

Es recomendable ir anotando los tiempos, qué hace cada persona, a qué hora se pone y a qué hora lo deja.

En intervenciones largas, puede que no seas consciente del tiempo total empleado.

Me ha ocurrido más de una vez, que una tarea que pensaba que no me había llevado más de tres horas en total, al ir sumando los tiempos resultó ser más del doble.

Imagina si al facturar me equivoco en este detalle.

Cuándo se debe cerrar la orden de trabajo

Una vez realizado el trabajo, son necesarios varios pasos antes de cerrar la OT.

El primero es documentar el estado en el que queda el equipo intervenido.

Puede que esté funcionando correctamente, o que haya quedado algún desperfecto.

Incluso es posible que hayamos mejorado el funcionamiento, bien por haber hecho modificaciones, o simplemente una limpieza de ventiladores.

Si el equipo vuelve al poco tiempo por mal funcionamiento, sabremos si realmente quedó funcionando al 100%, o algo no estaba del todo bien.

Hay otros detalles a tener en cuenta en este paso.

Por ejemplo, si enviamos el equipo por transporte, necesitaremos conocer el número de seguimiento, y también tener un justificante de la entrega.

Cuando ya lo tenemos todo documentado, y sabemos que no necesitamos añadir nada más, entonces sí es el momento de cerrar la OT.

¿Cómo lo haces tú?

Dime en los comentarios qué sistema usas tú.

¿Te organizas bien para documentar todas tus reparaciones o trabajos preventivos?

¿Sigues el orden «oficial», o haces como yo?

Cuenta, cuenta…